ペーパーレス時代とはいえ、複合機(コピー機)は必要ですよね。

公開日: 2023年 11月 7日

 

どうも、高知県・徳島県・香川県・徳島県で複合機(コピー機)をレンタル提供しているまるプリです。

 

皆さんのオフィス(職場)では、月間にどれくらいの枚数を複合機(コピー機)で印刷・複写されていますか??

 

弊社まるプリのお客様100人に聞いた結果から導き出した答えは、「ペーパーレス時代とはいえ、複合機(コピー機)ってやっぱり使うよね」というものでした。

 

もちろん、日本全国のオフィス(職場)にその答え(結論)が当てはまるわけではないとは思いますが、どちらかといえば複合機(コピー機)は必要であるという答えに、なぜそうなったのかをこれからご紹介していきます。併せて逆に複合機(コピー機)をあまり使用しないオフィス(企業)の声も紹介いたします。

 

目次

【使う派】資料は紙で確認して書き込みする

 

いつの時代も、やはりペーパー(紙)による閲覧は必要です。なぜなら、

 

【使わない派】資料は事前にメールやクラウドで共有してコスト削減

 

必ずオフィス(職場)で実施する事といえば、定期的な会議ですよね。その会議に必要な資料を共有するために必要な書類を、複合機(コピー機)で参加する人数分の準備しなければいけない場合、労力とロスなどを考えると意外にタイパもコスパも悪くなりがちです。

 

そこで今は当たり前に使われている電子メールやクラウド上にアップして資料を準備すれば、これまでかかっていた大量コピーの物量を大幅に削減できますし、何より準備にかかる時間を削減できます。また印刷した後から出てくるミスへの対応もカンタンで、クラウド上ならすぐに修正できますし、メールなら修正後に再送信すればすみます。余談ですがプリント(コピー)した後に発覚するミスは、気づいたときに崖の上から蹴飛ばされたぐらいに気持ちが落胆しますよね(ミスプリにはシュレッダー作業もついてきてしまう)。

 

という事で、コピー用紙や複合機(コピー機)にかかるカウンター代やインクやトナー代を考えると、会議資料はペーパーレスの方がメリットばかりです。またクラウド上に正確な情報を記した会議資料を手直しできない状態で保存しておけば、印刷(プリント)しなくてもいつでも閲覧が可能です。

 

会議の準備も会議の進行中も、そして終わった後の閲覧等もペーパーレスの方がこれからの時代に合っているといえるのではないでしょうか。会議の資料に追われている方は、「会議のペーパーレス化」を検討してみても良いかと思います。

 

そんな場合の複合機(コピー機)の役割は、スキャナ保存です。例えば外部や他社からもらった実物のカタログやパンフレットを社内会議で参考資料として用いる場合は、スキャナ保存してクラウド上での共有やメールで然るべき部署へ送信すれば完了ですもんね。

 

【使わない派】大型モニターやプロジェクターや画面共有を使用

 

先ほどの続きですが、オフィス(職場)で行う会議の資料を各参加者には事前に共有しますが、情報をデバイスなどの端末で閲覧・共有できる状態しておけば、会議のたびに資料を作る手間もなくなります。

 

使わない派の皆さんが「ペーパーレス」って便利だなと感じられたのは、会議の後に用意して見た資料を残しておくためにはファイリングで整理をしたり時期や会議の内容ごとに片付けしなければいけません。ペーパー(紙)媒体は保存して残しておく際にスペースを使います。しかも、必要な時に必要な資料だけをパッと手元に出すことができない場合が多くあります。

 

一方で会議資料をデータ保存しておけば、キーワードにて容易に目当ての資料検索が実施できるので便利です。さらにはそのデータを必要な部署や外部へ送信したり、大型モニターやプロジェクターで画面共有もカンタンにできるため、タイパ良く作業ができる事はメリットといえるでしょう。

さらには、会議資料を紙で保管している場合には紛失という最大のロスが発生してしまう可能性も否めません。他にも書類を紙で持ち出しした際に置き忘れなどのセキュリティ面での心配がありますが、ペーパーレスにすることで情報漏洩などの安全性も担保させることが可能です。

 

まとめ

 

どちらが正解とも言えませんが、ご自身の環境やお勤めのオフィス(企業)に合った方法でどうされるかをご検討ください。もしも、これから複合機(コピー機)の新しい準備や入替えでどうしようかお悩みの方は、お気軽に当社まるプリへお問合せください。「どうすればよいか」のお悩み相談だけでも喜んで対応いたします。