複合機(コピー機)を契約するなら個人事業主だとリースかレンタルどっちが良い?

 

複合機をリースするかレンタルするかは、単刀直入に言えば利用期間や必要な機能、予算といった所が焦点となります。 

長期間使用する予定があり、最新の機能を持つ新品の複合機を導入したい場合はリースが適していると思われます。 

逆に短期間または不定期で複合機が必要な場合、またはすぐに解約したいケースに関してはレンタルが適していると考えられます。 

どちらを選ぶかは、各々のニーズによると言ってしまえばそれまでですが、調べてみると意外と様々な見解がある事が分かりました。 

順を追って見ていきたいと思います。 

コピー機のリース契約に関するメリット・デメリット

 

<h3>リース契約のメリット</h3> 

⓵リース契約はリスクを抑えた運用が出来ます 

リース契約でよく見かけるのがリース利用期間は5年など決めて、その後に契約を延長するか追加で料金を支払って購入してしまうパターンです。 

使ってみて、購入するかどうか検討できるところが強みです。 

⓶リースは新品のみの契約が可能で、好きなメーカーの最新機種を選んで導入することができます。 

やはり最新機種を一早く使えるというのは魅力です。 

気に入るかどうかは最終的には使ってみての判断となります。 

購入するよりはリースをして気に入ったらの方がリスクは低いです。 

⓷リース料金は経費扱いでき、初期費用がかからないというメリットもあります。 

経費扱いが出来ることで節税になるというのは大きな魅力の一つと言えるでしょう。 

<h3>リース契約のデメリット</h3> 

リース契約には以下のような注意点があります。 

⓵中途解約ができない 

リース契約では、基本的にはリース期間中に中途解約ができません。 

リース会計基準にも定められています。 

どうしても中途解約したい場合、残リース料を一括払いする必要があります。 

⓶所有者はリース会社 

リース対象の設備機械の所有者はリース会社です。 

リース期間後、買い取るには別途お金が必要ですし、再リースするにも新たにリース料が発生します。 

リース契約では、物件の取得価額に加えて固定資産税や保険料の支払いが上乗せされるため、総支払額が購入時よりも高くなる事が多いです。 

⓷保守管理はユーザー側です 

リース物品の保守修繕は、基本的にユーザー負担となり、リース会社は責任を負いません。 

保守契約を締結し、ユーザーがリース料とは別に保守料を支払えば、保守修繕に対応してもらうことも可能です。 

<h3>レンタル契約のメリット</h3> 

⓵レンタル契約は短期間でも借りることができ、いつでも解約が可能。 

レンタルの場合、審査が不要で、気軽に借りることができます。 

短期間で借りることが出来るので使わない時も保管場所に困るという事はないです。 

不定期で複合機が必要な場合、または短期間ですぐに解約したい場合はレンタル契約が適していそうです。 

⓶保守・修繕義務がレンタル会社にある 

レンタルは、保守・修繕義務がレンタル会社にあります。 

これはリースとは大きな違いで、レンタル会社によって対応は異なりますが、不具合が出た場合などは、基本的に無償で交換・修理のサービスが受けられます。 

複合機は紙詰まりや自動送りトレイが上手く作動しないなど、不具合は結構出ますのでこれは嬉しいところですよね。 

<h3>レンタル契約のデメリット</h3> 

⓵レンタルの場合、基本的には中古品となり、機種やモデルの指定はできません。 

レンタル会社の指定商品になりますので、選択肢は広くないです。 

この機種が使いたいなど明確な使用目的及び理由があるのなら、レンタル契約は不向きと言えます。 

⓶リースよりは割高です。 

リースよりも毎月の支払い金額が高い傾向にあります。 

短期であれば、レンタル料金のほうがリース料金よりも割安の場合が多いです。 

しかし、中長期レンタルをすると、リースよりもレンタルのほうが、支払い総額が割高になる場合があります。 

<h2>起業したばかりの個人事業主の方ならどっちが良いのか?</h2> 

起業したばかりの個人事業主の方がリース契約とレンタル契約のどちらを選ぶべきかに関しては、業種だったり、どのくらい使用頻度があるのかといった所によります。 

長期間にわたり、特定の設備を使用する予定がある場合や、最新の設備を常に使用したい場合はリース契約が適しています。 

一方、短期間だけ特定の設備が必要な場合や、設備のメンテナンスや修理に手間をかけたくない場合はレンタル契約が良いでしょう。 

リース契約では、導入時に多額の初期費用が必要なく、月々わずかなリース料で設備導入ができます。 

コピー機を使用したカウント料に応じて料金も変わりますが、通常使用の事務所なら1~2万といった所なので、高いとみるか安いとみるかといった所ですね。 

リース契約で設備を導入すれば、毎月のリース料全額を経費扱いに出来るのも魅力です。 

ここまではリースのメリットなのですがやはり、リースした複合機の保守・修繕義務はユーザーにあるという事は大きなデメリットだと思います。 

複合機を使っていると分かりますが先ほども述べたように、使用していると紙詰まりや自動紙送り装置の劣化というのは、結構出てきます。 

特にパソコンと連動するとなると、スキャンニング機能も必要になりますし、プリンターの設定などやる事は意外と多いです。 

<h2>総合するとリース契約ですが保守契約をチェックしましょう</h2> 

複合機は仕事をするにはパソコンと並び不可欠な備品となります。 

その為、長期で使用するという前提でリース契約の方がレンタル契約よりも良いと考えられます。 

ただリース契約に際して保守契約がどうなっているかは必ず確認しましょう。 

コピー機・複合機には「保証」という概念が存在せず、新品で導入した場合でも、故障は有償対応となります。 

紙詰まりなど、日々の使用に際して必要な定期メンテナンスを施せば、負担は非常に大きくなってしまいます。 

そこでリース料の中には、エンドユーザーの使用頻度に合わせた保険料が含まれており、故障時に実費負担が発生しないシステムが採用されています。 

現在一番なじみのある契約が「カウンター保守契約」であり、全リース契約の約8割を占めています。 

コピー機・複合機の印刷1枚あたりの単価が設定され、月に1度支払うカウンター料金内に、業者に支払うべき料金が含まれているのが特徴です。 

トナー代金は印刷単価に含まれる形で計算され、実費負担の必要はなく、故障時の修理費用も同じく無料です。 

会社で事務職として働いている方なら、複合機のカウンター数を数えてほしいというリース会社からの、電話を受けたことがあるのではないでしょうか。 

販売店ごとにカウンター料金設定は異なり、用紙が含まれる場合など、契約内容の詳細に関しても違いがあるので、金額と照らし合わせて選んでいきましょう。