「コピー機選び」のちょっとしたコツを紹介

コピー機にあまりこだわりがないという方の場合、「どのコピー機でもたいして違いはない」という風に考えているのではないでしょうか。

しかしながら、コピー機によって使える機能は違いますし、印刷スピードや利便性が大きく変わってくるのです。そのことから、いかに用途に合わせてコピー機を正しく選べるかが重要となります。ここでは、コピー機を正しく選ぶ方法について解説します。

コピー機によって機能や利便性がかなり違う

コピー機の知識があまりない方や、コピー機にこだわりがないという方であれば、「どのコピー機でもどうせ一緒でしょ？」という風に考えているかもしれません。

ですが、実はどのコピー機を選ぶかにより、機能性や利便性がかなり違うのです。価格だけでコピー機を選んでしまい、失敗してしまうという方も少なくありません。

そのような失敗を防ぐためにも、価格だけでなく、自社の用途によってコピー機を選ぶ必要がありますし、できるだけ機能性の良いものにすることが大切です。コピー機によって機能や印刷スピード、できることがまったく違うこともあり、可能な限り用途に合わせて慎重にコピー機を選ぶようにしてください。まずは、自社がどのような目的でコピー機を使うのかを明確にするのが一番なのです。

マルチ機能があるコピー機

コピー機という言葉だけを聞くと、家庭でもよく使われる印刷機、ただ文字を印刷するだけのものというイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

しかし、コピー機は複合機ともいわれ、プリンター機能だけでなく、スキャナ機能やFAX機能など、マルチ機能が付いているのが特徴です。そのため、非常に実用性が高く、さまざまな場面で役立つのがコピー機なのです。

自社に用途に合わせながら賢く活用することで、きっとあらゆる場面で仕事を効率化できるはずです。それだけに、いかに自社の用途に合うコピー機を選べるかが大切。もし用途に合わないものを選んでしまうと、業務の効率化どころか、後悔してしまうことになるかもしれません。そうならないためにも、コピー機を選ぶときには、用途に合わせて正しく選ぶようにしましょう。

コピー機や業者選びを間違えると余計なコストがかかる？

もしコピー機や業者選びに失敗してしまうと、余計なコストがかかってしまう可能性が高いでしょう。「コピー機の本体代だけでなく、他に多くのコストがかかってしまった」というケースも珍しくありません。

また、「不要な機能が付いていて、知らないうちに高額の費用がかかっていた」ということも見受けられます。

それだけでなく、印刷する量に対してあまりにもコピー機のスペックが低く、かなり非効率ということもあるのです。

業者選びに関しても、カウンター料金（コピー機利用時の課金方式の1つ）が安いところを選んだ結果、対応が遅かったり、雑だったりということも少なくありません。ですから、コピー機や業者選びはそれだけ重要といえるでしょう。

コピー機を正しく選ぶ方法

コピー機を正しく選ぶには、以下の方法があります。

使用目的を明確化する

コピー機の正しい選び方では、最初に使用目的を明確化することが大切です。また、コピー機は業務の効率化を目的に導入することがほとんどです。反対に、「このような製品だと業務の効率が悪くなる」ということを想定しておく必要もあるでしょう。コピー機を正しく選ぶためにも、まずは自社がどのような目的でコピー機を使用したいのかをしっかりと考えましょう。

印刷スピードの速さ

大手企業のように社員数が多い会社であれば、印刷の渋滞が懸念されます。印刷物が多い場合、印刷スピードが遅ければ印刷渋滞が起きてしまうでしょう。ですから、印刷スピードの速さでコピー機を選ぶ必要があります。基本的に高額なコピー機は印刷スピードが速く、印刷渋滞が起きにくいといえます。

ですが、毎月5,000枚を超える量の印刷をしなければならない場合を除いて、分速20～30枚の印刷ができるコピー機で大丈夫なことも多いでしょう。

高機能が搭載された機種、オプション機能の豊富さ

コピー機には印刷やFAX、スキャナ機能がありますが、他の機能が必要な場合、あらかじめ高機能が搭載された機種、あるいはオプション機能の豊富さで選ぶのがおすすめです。スキャナ機能を多く使用するならば、「自動原稿送り装置(ADF)」をオプション機能でつけるのも良いでしょう。自動原稿送り装置(ADF)は、大量の書類を読み込んでPDFファイルに変換してくれます。

新品購入だけでなく中古やリースやレンタルも可能

業務用のコピー機（複合機）は新品購入だけでなく、中古品の購入やリース、レンタルも可能です。新品の製品を購入するとなれば100万円以上の導入費用がかかることが多いですが、それ以外にも選択肢があれば幅が広がります。レンタルの場合、数日だけ借りたい場合などに最適です。レンタルだと契約期間や解約料の心配がなく、審査もありません。ただし、レンタルの場合は製品が古く、高機能な製品が少ないケースも多いでしょう。

反対に、リースは契約期間や月額の固定料金がありますが、レンタルに比べると毎月の支出額を減らせる可能性が高いです。リースはメンテナンス、修理代やトナー代がカウンター料金に含まれており、何かあった場合も安心できることが多いでしょう。契約期間や月額の固定料金が気にならないという場合、リース契約もありかもしれません。

そして、中古品ですが、こちらは初期費用を安く抑えることができます。中古品は新品に比べて本体価格が安く、導入する敷居が下がります。

ただし、中古品は保守費用が新品よりも高いことが多いですし、部品がない場合は修理ができないことから、その点は注意しなければなりません。

まとめ

ここまで、コピー機の機能性や正しく選ぶ方法について解説しました。コピー機によって印刷スピードやスペック、できることが違うことから、コピー機選びはとても重要です。自社の用途に合わせて、正しくコピー機を選ぶ必要があります。

コピー機選びを間違えなければ効率性が上がりますし、コストの削減にもつながるのではないでしょうか。