使っていますか？複合機・コピー機・印刷機のソート機能。はたしてソート機能とは？？

　

まるプリ編集部です！どうもー！！

　

　

おかげさまでわれわれ編集部は、１２月に入り年の瀬が近くなったコトで年末の準備でいまからバッタバタタ（タが１つ多い）しだしています！

　

　

先日、所用で大阪堺市の地域のコミュニティセンターへ伺うことがあり職員の方々が、長いテーブルに資料を広げて３～４人で資料をまとめてホチキス止め作業を行っている風景をみかけました。

　

ん～～・・・・・・教えたい！！！！

ソート機能を教えたい！！！！！！！

　

心の中で「おせっかい」と「きづかい」がケンカを始めました。が、オツカイで来ていただけだったので、時間の関係上　結局お声がけできぬままでした（涙がポロリ）。

　　

　　

みなさんは現在お使いの複合機やワードやエクセルで勝手に仕分けする機能、「ソート機能」をご存知ですか？？今回名前は聞いたことがあるけど、意外としられていないソート機能について本編を使ってたーっぷりご紹介します。

　　

　

作業時間の短縮や人の削減に繋がると思いますので是非ご参考くださいませ！

　

　

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◆そもそもソート機能とはなんだ？

　

たとえば1冊10ページの報告書を30人に配布する際、普段どのようにコピーしていますか？各ページを30枚ずつコピーし、会議室の大きな机を使って1枚ずつ並べ、ページを揃えてそれぞれ製本する…そんな手間をかけている方も多いのではないでしょうか。今回見かけたのはまさにコレです。

　

これは時間と場所と人手を要する非効率な方法です。10ページ×30人ならまだしも、50ページ×100人となったらもう大変です。

　

こうした手間を省いてくれるのが複合機・コピー機の「ソート機能」です。ソートは日本語にすると「丁合」「仕分け」、つまり印刷されたものをページ順に揃える作業をいいます。この仕分け作業を複合機・コピー機が自動で行ってくれるのが「ソート機能」です。たとえば前述の「10ページ×30部」の場合であれば、複合機・コピー機は1～10ページを順に印刷し、これを30回繰り返してくれます。

　

現在の複合機・コピー機は読み取った情報をデジタルデータとしていったん内部に記憶してから印刷するので、こうしたことが可能になっています。人が行うのはすべての原稿をADF（自動原稿送り装置）にセットしたら部数を入力し、ソートの指定をするだけ。あとは複合機・コピー機が自動的に行います。

　

◆スタック機能も便利

　

原稿が複数ページあって各10部ずつ印刷する際、1ページ目を10部、2ページ目を10部…というように各ページを指定枚数ずつまとめて印刷する、というものです。

従来の1ページずつ指定枚数コピーするやり方と違わないのではないか、と思われるかもしれません。ただスタックの場合は1ページ目を10部コピーしたら少しずらして2ページ目を10部排出、という具合にページごとに少しずつずらして排出していきます。従来のやり方ではページの区切れ目はいちいち手で探さなくてはなりませんでしたが、スタック機能を使えばそうした手間はなくなります。

　

◆ソートの使用方法

　

その①「ソートコピー」

　

複合機のコピーメニューから「ソート」を選択し、枚数を指定します。その後、コピーを開始すると、ページ順に仕分けられた状態で出力されます。

　

その②「ソート印刷」

　

パソコンから印刷データを送信する際にソートを指定することも可能です。Word、Excelで印刷する場合は、部数を指定し、「設定」＞「部単位で印刷」を選択します。

　

◆ソート機能の利用シーン

　

ではどんな時にソート機能が活躍するでしょうか。

　

　～資料作成

　

ソート機能を使えば資料作成を効率化ができます。ページ数の多い資料を頻繁に作る現場であれば、ソート機能を使用するメリットは大きくなります。

　

　～冊子作成

　

外部に配布する冊子形式の資料を作成する場合でも、小中規模であれば複合機でも作成可能です。この時にもソート機能を活用できます。

　

複合機によって製本機能が搭載されており、ソート機能と組み合わせることで冊子形式の資料を簡単に作成することができます。製本の方法には中央をホチキスで留める中綴じ、接着剤を使用する無線綴じ、分厚い資料を作成できる平綴じがありますが、複合機でできるのは基本的に中綴じです。ページが少なめの資料を作成する場合は、こちらの機能を利用してみてください。

　

「ソート機能にも種類がある」

　～回転ソート

　

まさに旬であり、まさに主流のソート機能です（これ以外はあえて紹介をふせておきます）。この回転ソートは、一部ごとに排紙の角度を90度変える機能です。向きが違う用紙を取り出すことで、出力紙を簡単に部ごとに分けることができます。使わねば損、使えば大変便利な機能です。

　

　

◆まるプリはソート機能使える？

　

もちろんご利用いただけます！！

コピーからもデータ出力からも対応できます。担当メンテナンスマンが必要なお客様にしっかりレクチャーさせて頂き、皆様の効率アップのお手伝いをさせていただいております。

私も年末に向けて資料纏めの作業が多くなります。

とっても「お世話になっている機能」なのでぜひみなさまもソート機能を活用してみてください！

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