複合機・コピー機・印刷機のインターネットFAX使ってみませんか？

どうも！夕暮れが早くなったことにより、センチメンタルなまるプリ編集部でっす！

大阪でも日没が17時30分頃になり秋から冬に季節が変わった事を改めて実感しております。みなさん体調など崩されておりませんか？

先日奈良の企業様にてリモートワーク対策でインターネットＦＡＸを導入されたいとご質問がありました、紙が主流の昨今企業様も色々なところで取り組まれております。

今回はシャープ複合機でもご利用できるインターネットＦＡＸについてご紹介いたします。

◆インターネットＦＡＸとは？

インターネットＦＡＸとは、インターネットにつながったパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用してＦＡＸの送受信ができるサービスです。またの名を、クラウド型ＦＡＸサービス、クラウドＦＡＸ、ＷＥＢＦＡＸと表現するコトもあります。

ご存じのとおり、従来のＦＡＸはＦＡＸ機能付きのオフィス機器や複合機から紙を読み込むと、紙に書かれた内容が信号に変換され、ＦＡＸ回線を通して送信を行っています。

インターネットＦＡＸの場合も作成した原稿を送信できるように信号に変換する点は同じですが、パソコン上のＷＥＢ管理画面から相手に送信するできる点が異なります。相手側が一般のＦＡＸ機でも通常通り送受信できます。

相手側からのＦＡＸはＰＤＦやＴＩＦＦ形式で届き、そのままパソコン上で管理することが可能です。受信したＦＡＸのファイルの拡張子はサービスによって異なることもあるので、確認が必要です。

リモートワークや外出先でも使える利便性や従来のＦＡＸに比べて初期費用の削減につながる、社内管理工数が削減できるなどのメリットもあります。ただし利用するサービスによって経費削減の効果は異なり、必ずしもコストカットになるわけではありません。

◆従来のＦＡＸとの違い

従来のＦＡＸとインターネットＦＡＸでは先述した通り、まず送受信する原稿の保管方法が異なります。

従来は紙で作成した原稿をＦＡＸ専用機や複合機を使って送信し、受信したデータは紙にプリントアウトして保存していました。対するインターネットＦＡＸでは、送受信したＦＡＸデータはクラウド上に保存されており、インターネットにつながるパソコンがあれば、いつでも・どこからでもＦＡＸの内容を確認できます。誤って破棄する心配もないので、安心です。

ＦＡＸデータがクラウドサーバ上に保管されるので、紙を保管する手間・場所がなくなります。送受信したＦＡＸを仕分け⇒ファイリング⇒棚へ移動させる。量が増えると数カ月分をまとめて倉庫へ移動させ、数年保管した後は破棄。このような作業が一切なくなります。

◆おすすめしたい会社様

・社員の外出・出張が多い会社

従業員様が常に会社内で業務を行っている場合、従来通りＦＡＸ機を利用してもそれほど問題ないかもしれません。しかし、外回りが多い職種の人が多く在籍している会社や出張が多い会社などは、外部からでもＦＡＸの送受信ができるインターネットＦＡＸに向いています。

・毎日大量のＦＡＸの送受信がある会社

日々大量の受注ＦＡＸが届く会社では、届くＦＡＸの仕分けをするだけでも大変な労力です。その後、各ＦＡＸに対して追記や返信、処理が終わったＦＡＸをファイリングするのも手間がかかります。

業務を効率化するためにも、大量のＦＡＸをやり取りする会社ではインターネットＦＡＸの導入がおすすめです。

・テレワークを導入している会社

従来のようにＦＡＸ専用機を使わなければならない場合、ＦＡＸの送受信時は会社にいなければなりません。テレワークを導入していても、ＦＡＸを送受信するためだけに出社するのでは非効率です。

インターネットＦＡＸを導入すれば、会社以外の場所でもＦＡＸを使った業務ができますね。

◆シャープ複合機でもインターネットＦＡＸできます！

・相手先から受信するとき

特定の相手から送られてきたファクスやインターネットＦＡＸのデータを印刷せずに、ＴＩＦＦやＰＤＦデータに変換し、指定した共有フォルダーやＦＴＰサーバー、電子メールなどへ転送することができます。あらかじめ登録した発信元のＦＡＸ番号や電子メールアドレスなどから転送先を設定し、受信時に自動的に振り分けて送信することも可能です。最近では業務効率化の観点から、業務用のスマホでパソコンの電子メールを送受信する方もいるので、ますますデスクに座らなくても業務ができてしまうコトになりますよね。

・相手先へ送信するとき

パソコンで作成した文書をＦＡＸ原稿として直接複合機をとうしてＦＡＸ送信/インターネットＦＡＸ送信できます。ＦＡＸ原稿をプリント出力する必要がなく、出力時間と用紙の削減につながります。

いかがですか？インターネットＦＡＸは現在利用者様も増えているサービスです。

ただし利用する際は月々のＦＡＸ利用料が必要になる場合もありメリット・デメリットも当然ありますが、ペーパーレスやリモートワークが推し進められている時代

ひとつの働き方改革として導入も検討してみてください。