【レンタルプリンター・複合機】ｅｰ文書法・電子帳簿保存法は複合機から

　

　

こんにちは、普段バイクで自社オフィスへ出勤するのですが、お家の玄関に手袋を忘れてしまい、会社へ到着したころには手がシワッシワの乾燥ワカメみたいになってしまう、「まるプリ編集部」です（読むのに息継ぎが大変）。

　

　

先週の話ですが高知の企業様で「げにまっこと、書類をデータ保存したいぜよ（土佐弁）」と相談がありましたので、スキャン方法をレクチャーさせて頂きました。よくよく伺うと沢山ある契約書や申込書を保管するのに紙で保存するのにスペースをとるとのことでした。

　

　

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そこで今回は帳簿などの書類を保管するための法律についてこのICT時代に変化した法律があります。そう「ｅｰ文書法」です。今回は豆知識としてみなさんに紹介したいと思います。

　

　

◆ｅｰ文書法とは

　

　

2005年4月に施行され、財務・税務関係の帳票類や取締役会議事録など、商法（及びその関連法令）や税法で保管が義務づけられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存が可能となりました。

　

元から電子データとして作成された文書だけでなく、紙媒体の文書をスキャンして画像ファイルとしたものに対しても、当法律において定めた要件を満たせば正規の文書として認められるようになった。

　

本法の施行により文書・帳票類の保管にかかる諸費用が軽減され、企業間取引の電子化にいっそう拍車がかかるものと期待されている。ただし、保管書類によっては法の対象から外されている文書もあるため必ず文書保管する対象がなんなのか。電子保存可能な書類なのか確認が必要です。

　

　

◆どんな文書が保存可能？

　

　

下記に一例をあげます。

・会計帳簿

・見積書や納品書

・振替伝票

・営業報告書

・取締役会議事録

・定款　　　etc.

その他さまざまな書類が法律でデータ保存が可能となっております。

　

　

◆ｅｰ文書法で必要な要件

　

　

実際に電子化を行うときにはどうしたらよいか？

　

「書類をとりあえずなんでもかんでもスキャンしてファイルに保存してOK！」というと、そうも問屋は卸しません。

　

e-文書法には、書類の種類によって「電子化するときはこのようにしなさい」というガイドラインがあります。基本的な要件は以下の4種類となります。。

　

＜e-文書法の基本的な4要件＞

　

e-文書法では電子化の際の要件が定められている。書類の種類によって必要な要件が変わる。

　

• 見読性

電子化された書類は、ディスプレイなどでハッキリ明瞭な状態で読めるようにしておかなければならない。スキャナーで読み込むときの階調や解像度についても目安が定められている。例：「カラーで読み取るときには256階調で150dpi以上」といったものだ。

　

• 完全性

　　電子化文書は紙の書類と違って、改ざんやコピー・消去といった作業が容易に行えてしまいます。そこで企業は、電子化文書が事故や操作ミスで消えてしまうのを防止したり、改ざんや消去があったかどうかの事実を確認できる措置を施しておかなくてはならない。

　

• 機密性

機密性を守るため、電子化文書には許可した人以外はアクセスできないようにする管理が必要になる。

　

• 検索性

　　必要に応じて電子化文書をすぐに活用できるよう、文書をインデックスで検索して表示できるシステムを整備しておく必要がある。

　

　

以上が４つの要件となりますが、すべての保存文書に４つの要件全てが必要となるわではありません。

保存する文書によって１つの要件でよい場合もあります。

もちろん重要度の高い書類程、必要な要件は多くなりますのでこちらも事前に確認が必要となります。

　

　

◆文書のデータ保存へのメリット

　

　

＜紛失・消失へのリスク軽減＞

　

紙書類はバックアップが出来ないので、火災や地震によって消失してしまう可能性があります。昨今は、BCP対策が必要とされているため、その一環として書類を電子化する企業様も増えています。

　

書類を電子化にすることで、予期せぬ災害が発生しても、書類が消失することはありません。災害大国の日本だからこそ、データ保存のリスクをより検討する必要があるかもしれません。

　

＜社内スペースの確保＞

　

なんといってもこれでしょう。

　

紙媒体はかさばってしょうがないですよね。電子保存することで紙→データにかわります。

有効な社内スペースを確保できます。

　

＜業務効率の向上＞

　

今までは昔の書類を「どこにあったけ？」とぶつぶつと呟きながら探していたものが、電子保存することで書類整理の手間が省け、更に必要な書類をすぐに探し出すことができます。書類の複製や共有をコピー・インク代がかからず瞬時に行え、これまでの労力が省け仕事に集中できます。

　

　

◆法改正、緩和要綱

　

　

ｅｰ文書法の中身には実は少しずつ内容が変更になったり、保存できる書類等の種類など規制緩和する傾向にみられます。

　

• スキャナは原稿台（スキャナ台）と一体型でなくともよい
• スキャナの読み取りはグレースケールでも可
• スマートフォンの撮影も保存対象として認める
• スキャナ保存できる契約書や領収書といった国税関連書類は「3万円未満のみ」の制約を廃止し、すべての国税関係書類を金額にかかわらず保存対象
• A4以下のサイズは大きさの証明をしなくてもよい

　

ですので始める前には一度確認されるのがオススメです。

最後に電子保存するためにはスキャナーが必要となります。

　

　

まるプリ取り扱いの複合機には勿論スキャン機能がついております。USBを用いてスキャンも可能です。

ぜひこれからのBCP対策に取り組んでみてはいかがでしょうか？

またｅｰ文書法にご興味のあるかたは、国税庁のサイトをぜひご覧ください。