司法書士の事務所にピッタリな複合機（コピー機）の選び方

　

　

どうも！近畿（大阪・兵庫・京都・奈良）と四国（愛媛・香川・徳島・高知）にて、サスティナブルな時代にピッタリな「業務用コピー機（複合機）」をリフレッシュ＆リユースしてレンタル提供をしている「まるプリ」です。

　

今回は士業である司法書士の事務所にピッタリな複合機（コピー機）をご紹介いたします。士業である司法書士や行政書士や税理士は、仕事でさまざまな書類を作成しておられます。当然ながら作成の際に必要に応じた枚数を複合機（コピー機）やプリンターで印刷する必要性があります。

　

企業において複合機（コピー機）を選ぶ際には、「多機能搭載型」な複合機（コピー機）をオフィス（事務所）に置くのに選びがちですが、なかにはまったく使わない機能があったり、それほど高い性能は必要なかったりすることもあるでしょう。

　

なにさま、「多機能搭載型」な機種は導入コストも運用コストも高くなりがちですので、よくよくオフィス（事務所）に適した機能や大きさや性能で選んでいただく必要があります。

　

特にリース導入をしてしまうと、契約の途中で使用している複合機（コピー機）を変更できないルールですから、「こんなに高額な費用をかける必要はなかったと後悔しないために、ご自身の司法書士事務所にピッタリな複合機（コピー機）がなんであるかを、しっかり選択していただきたいです。このコラムでは導入にあたり必要なポイントをまとめながら紹介していきます。最後までご覧ください。

　

□ 印刷スピードの確認

　

印刷速度が速い機種であれば、枚数の多い書類でも短時間に作成できます。司法書士の業務では、一般企業のように同じ書類をミーティング用にと何部も何枚も作成をしなくてはいけない、ということはとても少ないと聞いた事があります。

　

結論は、複合機（コピー機）を導入される際に、印刷スピードに大きなウエイトを置く必要はありません。ただし、多量の印刷をする可能性がある場合は別ですので、ご自身のオフィス（事務所）での使用方法をまとめておきましょう。

　

とはいえ、複合機（コピー機）のウォームアップ速度は速い方がオススメです。このウォームアップ速度とは、電源を入れてから機器が立ち上がる初動を含めたコピーやスキャナなどの動作を行うようになるまでの時間を指します。オフィス（事務所）に司法書士の方々がたくさんいるのであれば、おおよそ複合機（コピー機）が稼働しているでしょう。

　

ただし一方で、個人のオフィス（事務所）であれば、複合機（コピー機）を使用しない時間が多いかもしれません。1分間にプリントできる時間が早ければ早いほど初動の時間は理想的ですが、正直25枚/分前後の複合機（コピー機）であれば大きな差はございません（ただし2024年以降の最新機種は別です）。

　

複合機（コピー機）の性能として、アイドリング時間を長くできる複合機（コピー機）がありますから、30秒/分前後の高性能機種に絶対しなければいけないわけではありません。次の章ではプリントとコピーの印刷（プリント）する種類を確認していきましょう。

　

□ インクとトナーの種類を確認

複合機（コピー機）には、大きく「インクジェットタイプ」と「レーザータイプ」の２機種があります。

　

インクジェットタイプには、「染料」と「顔料」の２種類にインクが分かれますが、どちらもインクを使ってプリントしますので、とても色彩豊かな印刷が可能です。それに対して、レーザータイプはトナーと熱を使って印刷するため、印刷結果が長持ちしますし鮮明です。

　

そのため、写真入りではない文字ばかりの書類を作ることが多い場合は、レーザープリントタイプが適しています。また、レーザープリントタイプでの印刷は時間が経っても劣化しにくいのが特徴です。という事で、文書系の業務でプリントやコピー機能を利用されるのであれば、レーザータイプがオススメです。

　

司法書士のオフィス（事務所）であれば、長期的な保管が必要でしょうから、迷うことなく「レーザータイプ」を選びましょう。インクジェットタイプの場合は、インクの種類により色あせや水に弱くプリントした内容が消えてしまう可能性があるからです。次の章では機能面について紹介いたします。

　

□ プリント・コピー・スキャナの機能について

　

ハッキリと書き記せば、不必要な機能が多くある機種を選ばないことが、複合機（コピー機）選びのポイントです。もちろん、それだけの理由で選ぶのはオススメできないのが事実です。

　

複合機（コピー機）には、この機能が間違いなく搭載されています。ですので、スキャナ専用機を別途購入する必要はありません。

　

もしも複合機（コピー機）を買取されて準備される際には、搭載されている機能面には十分に気を付けてください。理由は、とても安価な複合機（コピー機）の場合、ジャンクでスキャナ機能が使用できない場合があるからです。

　

□ FAX機能について

　

司法書士の業務において、パソコンで作成した書類を行政機関や依頼人などにFAXする場合、パソコンから印刷機器にデータを送って印刷した後はFAXで送らなければなりません。

　

ただし近ごろでは電子メールにてデータでやりとりをする事が多くあります。しかし、実際はそうした方法よりも電子メールにデータを添付して送った方が楽ですよね。

　

ですが、セキュリティの観点から電子メールでの書類（データ）の受け渡しは不可としている企業もあるでしょう。作成した書類を送る相手に、電子メールでの書類の受け渡しを不可としている企業もあるようなら、複合機にFAX機能は必要です。

　

一方、書類の受け渡し相手で電子メールでの書類の受け渡しのできる相手であれば、FAX機能は重視しなくてもよいでしょう。

　

□ 導入方法について

　

なぜなら、複合機選びではコストも重要なため。複合機の導入方法には購入、リース、レンタルという3つの方法があります。それぞれがそれぞれの利点と特徴があるので、しっかり紹介していきます。

　

その購入とリース、どちらを選ぶかによってイニシャルコストとランニングコストが違ってきます。

　

イニシャルコストとは、ビジネスやシステムの導入時にかかる一時的なコスト、つまり初期費用のこと。そして、ランニングコストは導入後に継続的に発生するコスト、つまり運用費用です。

司法書士や税理士におすすめの複合機リース会社の紹介の前に、導入方法によるコストの違いを解説します。

　

□ イニシャルコスト・ランニングコストの違い

　

複合機は高額な機器です。そのため、リースではなく購入を選んだ方がイニシャルコストはかかります。ランニングコストは、買って自社のものとして扱えるため、毎月リース料やレンタル料を払わなくて済みます。

また、購入の場合、購入金額を減価償却費（その物を使用できる耐用年数に分けての経費計上）することが可能。

購入の方がランニングコストは安くできることが一般的ですが、なかには購入の方がランニングコストもかかる場合もあるため注意しなければなりません。

例えば、精密機械は定期的にメンテナンスも必要です。

また、消耗品がある機器の場合、その消耗品の購入費もランニングコストに含まれます。

購入よりもリースの方がランニングコストも安いです。

　

リース運用について

リースだと、高額な複合機を買わずに済むのでイニシャルコストはほとんどかかりません。そもそも、前述した購入の方がランニングコストがかかります。

複合機は精密機械で多機能なため、使っていると高い確率で不具合や部品の摩耗による故障が発生します。

故障や不具合が起きた箇所の修理や部品交換には、相当な費用がかかることは事実。また、使うことでインク、トナー、用紙を消費します。

用紙は、1枚あたりの単価はそれほど高くありませんが、何枚も使えばそれなりの費用になります。

そして、インクとトナーも高額な消耗品のひとつ。リースの場合、契約時にカウンター料金保守サービス契約も結べます。

このカウンター料金保守サービス契約を結んでおけば、定期的にメンテナンスを無料もしくは一定金額で受けることができます。

さらに、故障時の修理代や様々な消耗品も一定にすることも可能。そのため、複合機（コピー機）の場合はリースの方がイニシャルコストだけでなく、ランニングコストも安くできます。

　

レンタル運用について　

レンタルの運用は懸念されがちですが、実はレンタル運用が今の時代にピッタリでオススメな方法です。リースよりもお手頃な価格で月額料金のみで運用ができます。また審査がありませんので、例えば「来週から複合機（コピー機）が必要な方」にはうってつけです（各社導入の流れに沿って対応いたします）。

　

色々なレンタル会社がホームページで紹介されていますが、本当にレンタル運用をしてくれる会社はとても少ないと言われています（レンタルはレンタル料金のみ、リースは上乗せで保守サポート料がかかるケースあり）。

　

複合機（コピー機）の初期導入料金も月額料金も、とってもリーズナブルに導入が可能です。

　

あとがき

　

司法書士事務所において、これから複合機（コピー機）を導入される場合は、(1)できる限り最小限の機能、(2)レーザータイプの機種を選ぶ、(3)利用される期間によりリースやレンタルで運用、がオススメという結果になりました。

　

レンタルプリンターのまるプリは、暑苦しい訪問営業はいたしません。しっかり電話やメールでサポートを行い、導入される皆様が導入後にも安心・快適にご利用いただける環境づくりをお手伝いいたいします。ぜひ、お気軽にレンタルコピー機の運用方法についてお問合せください。