複合機（コピー機）の人数当たりの適正な設置台数について

どうも、近畿エリア（大阪・兵庫・京都・奈良）と四国エリア（愛媛・香川・徳島・高知）にて、サスティナブルな時代にピッタリな「業務用コピー機（複合機）」をリフレッシュ＆リユースしてレンタル提供をしている、レンタルプリンターの【まるプリ】です！

毎日お仕事をスムーズにすすめるためには、やっぱり複合機（コピー機）が必要ですよね。

複合機（コピー機）の配置は、オフィスにおける業務効率と社員の利便性に大きく影響します。本記事では、複合機の最適配置について解説し、約40人当たり1台の目安や稼働率、6人1島の法則に基づく配置のポイントを詳しく紹介します。

複合機（コピー機）の最適配置

・理想的な配置基準

複合機（コピー機）の理想的な配置基準は、オフィスの業務効率と社員の利便性を最大化するために、動線を短縮し利用時間を最適化することが重要です。これにより、業務の中断を最小限に抑え、効率的な作業環境が実現します。

・ズバリ！約40人当たり1台が目安

複合機（コピー機）は、約40人当たり1台の配置が推奨されます。この配置は、複合機（コピー機）の利用効率を高め、待ち時間を減らし、社員のストレスを軽減します。また、オフィスのスペースを有効に活用することができます。もちろん、業種や業務によって異なりますが、理想的な方程式として覚えて降りてください。

・ペーパーレス化が進んだオフィスに適用

複合機（コピー機）は、ペーパーレス化が進んだオフィスでの使用頻度が減少する事が予測されます。とはいえ、完全に無くなる事がないのが複合機（コピー機）です。複合機（コピー機）は最小限の台数で配置を最適化させることで、コスト削減と業務効率化が実現します。複合機（コピー機）の配置は、オフィスのデジタル化戦略に合わせて柔軟に対応することが求められます。

複合機（コピー機）の台数は、40人以上で稼働しているオフィスであれば、2代以上に増えるでしょう。次の章では40人当たり1台が成立する要因を調べていきます。

「複合機（コピー機）は約40人当たり1台」が成立する環境要因

複合機（コピー機）を、約40人当たり1台の配置が成立するためには、いくつかの重要な環境要因があります。まず、社員が複合機（コピー機）を効率的に利用できるように、複合機（コピー機）の設置場所がアクセスしやすい場所に配置されていることが必要です。

次に、各部門の業務フローを分析し、使用頻度や印刷量を把握することが求められます。これにより、最適な複合機の配置が実現し、待ち時間の短縮と業務効率の向上が可能になります。

さらに、社員間での共有意識を高め、適切な使用ルールを設けることで、複合機（コピー機）の稼働率を最大化することができます。これらの要因を考慮することで、複合機の効果的な利用が可能となり、オフィス全体の生産性向上に寄与します。

複合機（コピー機）の稼働率と配置の最適化

複合機（コピー機）の稼働率を最適化するには、まず複合機（コピー機）の使用状況を定期的にモニタリングし、使用頻度を正確に把握することいいーずが重要です。

このデータを基に、複合機（コピー機）が最も必要とされる場所に再配置することで、効率的な利用が促進されます。さらに、社員に対して適切な使用ガイドラインを提供し、不要な印刷を減らす努力も必要です。

また、複合機（コピー機）の性能や機能がオフィスのニーズに合っているかを定期的に見直し、必要に応じて機種のアップグレードや追加も検討すべきです。これにより、複合機（コピー機）の稼働率を最大化し、オフィス全体の生産性を向上させることができます。

複合機（コピー機）は、性能や機能が上がっていくと当然ながら導入コストも上がっていきます。そのオフィスにとって不要な機能がなく、複合機（コピー機）が安定的に使用できるのであれば再資金機種の必要性はありません。

例えば、複合機（コピー機）で(1)PCからプリントアウト、(2)PCへスキャナデータ送信、(3)FAX送受信機能、(4)A3サイズまでのコピー、(5)月間総印刷カウント数が1,000～1,200、であるなら24枚/分機といわれる一般的なリーズナブルなマシンで問題ないでしょう。

複合機（コピー機）の「6人1島」の法則

6人1島の法則は、小規模なグループごとに複合機を配置することで、業務効率とコミュニケーションを向上させる手法です。先ほど述べた「40人に1台」という基準は、全体的な複合機の台数を抑えるための目安です。

これに対し6人1島の法則は、より小規模なチームごとに複合機を配置することで、特定の業務効率を高める手法です。

複合機（コピー機）を6人のチームが1台で共有し、各自が近くの複合機（コピー機）を利用できるようにします。これにより、複合機（コピー機）へのアクセスが容易になり、待ち時間が短縮されます。

また、グループ内でのコミュニケーションが促進され、迅速な対応が可能になります。この法則は、特に大規模なオフィスでの効率化に有効です。

この場合、仮に「6人1島」が10コあれば、複合機（コピー機）は10台必要になります。10台全てを最新の機種で構えるとなると、複合機（コピー機）だけで１台が200万円だと2,000万円かかる計算になります。前述したとおり、ペーパーレス時代の真ん中にいるこのご時世では、果たしてそれでよいのかどうかは疑問が残ります。

仮に短中長期プロジェクトでの人員増減があるのであれば、全てを新規導入（最新機種）ではなくうち何台かはレンタル導入や廉価版のタイプにした方が導入費と維持費をグッと抑えられるのではないでしょうか。短中長期のプロジェクトは向けは、レンタルが理想的です。その理由は、契約の期間に縛りが無いからです。

まとめ

複合機（コピー機）をオフィスへ配置させる場合は、業務効率や社員の利便性に大きく影響します。約40人に1台という基準は、コストを抑えつつ効率を維持するための目安です。さらに、6人1島の法則を導入することで、特定のチームごとに複合機（コピー機）を設置し、業務の迅速化とコミュニケーションの向上が図れます。これらの配置戦略を組み合わせることで、オフィス全体の生産性を高めることが可能です。

複合機（コピー機）の配置は、オフィス全体の制裁性を高めつつ、維持費や導入費の削減も課題のひとつです。前述した短中長期のプロジェクトで機械が必要な際は、【まるプリ】へいつでもお問合せください。