複合機（コピー機）のボックス保存って何？？

どうも！近畿エリア（大阪・兵庫・京都・奈良）と四国エリア（愛媛・香川・徳島・高知）にて、サスティナブルな時代にピッタリな「業務用コピー機（複合機）」をリフレッシュ＆リユースしてレンタル提供をしている、レンタルプリンターの【まるプリ】です。

毎日のお仕事を円滑に業務するには、やっぱり複合機（コピー機）が必要ですよね。

複合機（コピー機）には、「ボックス保存」と呼ばれる機能があります。あまり聞き馴染みのないこの言葉ですが、どのような特徴があるのか気になるという方も多いでしょう。ボックス保存機能についての理解を深めることで、きっと業務時に役立つはずです。

この記事では、複合機（コピー機）のボックス保存機能について解説していくため、ぜひ参考にしてみてください。

ボックス保存とは？

複合機（コピー機）の「ボックス保存」とは、複合機（コピー機）内にデータを保存できる機能のことです。

紙媒体に保存すると管理が大変なのですが、複合機（コピー機）内にボックス保存することで、管理面で楽になります。おそらく、PCに少しでも触れたことのある方であれば、「ハードディスクドライブ（HDD）」という言葉を耳にした経験があるのではないでしょうか。

ボックス保存はそれと同様の機能で、複合機（コピー機）に内蔵されているのです。複合機の機種によって若干違いますが、ファイルを150個以上作成することができます。ボックス機能は、複合機（コピー機）本体にデータを保存するというものです。

ですから、非常に利便性が高いのがボックス保存機能といえるのではないでしょうか。この機能について知っておくことで、データを管理する際にかなり楽に感じることができるでしょう。

ボックス保存機能の使用方法

ボックス保存機能を使用するには、スキャンしようと考えている資料をセットして、本体メニューから「ボックス保存（スキャナー）」を選択します。次に保存したいボックスを選択し、スタートボタン（読み取り開始ボタン）を押せば完了です。

たったこれだけなので、スムーズに誰でも使用できるでしょう。ボックス保存する際の設定で、カラーや原稿の画質、白黒といった設定も可能なため、用途に合わせながら使用してみてください。

基本的に設定のやり方も容易であり、ほとんどの複合機（コピー機）は保存先であるボックスを選択することで、メニュー画面に詳細な設定が出ます。そのため、案内に従い操作していくだけです。

複合機（コピー機）の操作が苦手で使用するのに抵抗があるという方でも、おそらくボックス保存機能は簡単に扱えるのではないでしょうか。それほど、まったく難しくないのがボックス保存機能なのです。

ボックス保存から印刷や送信をするやり方

複合機（コピー機）でボックス保存したデータは、印刷したり、送信したりすることができます。こちらもたったこれだけなので、非常に簡単です。 ボックス保存をしていれば、複合機（コピー機）内のデータを使って印刷や送信ができ、手軽にいつでも活用できます。

紙媒体と違って、管理が大変ということもありません。

複合機（コピー機）により若干操作方法が違うかもしれませんが、基本操作はほとんど同じですし、容易に覚えることができるでしょう。複合機（コピー機）はマルチ機能でかなり使い勝手が良いことから、オフィス製品として力を発揮します。

オフィス業務をより効率化させたいという場合は、複合機（コピー機）の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ボックス保存機能のメリット

ボックス保存機能のメリットは、以下となります。

ペーパーレス化を促進できる

ボックス保存機能のメリット１つ目は、「ペーパーレス化を促進できる」ことです。資料をデータ化し複合機（コピー機）内に保存することで、ペーパーレス化を促進できます。紙媒体だとスペースを無駄に取ってしまうことも多いですし、地球環境を考えても良いとはいえません。ボックス保存機能を活用しなければ、受信したFAX用紙などは、すべて紙媒体で印刷されるため、管理も大変なのです。

資料を安全に保管しメンバー内で共有できる

ボックス保存機能のメリット２つ目は、「資料を安全に保管しメンバー内で共有できる」ことです。機種によって若干が違うのですが、パスワード設定などでアクセス可能なメンバーを制限することができる機能があります。パスワードやアクセス権限の設定により、情報のセキュリティーが増します。そして、ボックス内のデータを安全にメンバー内で共有できるため、非常に便利でしょう。

使用方法が簡単

ボックス保存機能のメリット３つ目は、「使用方法が簡単」なことです。複合機（コピー機）の操作は難しいイメージがあるかもしれませんが、ボックス保存機能は使用方法がとても簡単です。そのことから、誰もがすぐに覚えられるといえます。複合機（コピー機）の操作は可能な限り控えたいという方でも、安心して使用できるのがボックス保存機能ではないでしょうか。

まとめ

ここまで、複合機（コピー機）の「ボックス保存」機能について解説しました。ボックス保存機能は使用方法が簡単ですし、ペーパーレス化を促進させられます。そのため、紙媒体とは違ってスペースを取りません。

ボックス保存機能を有効活用することで、さまざまなメリットを感じられるのではないでしょうか。