【必読】今の複合機（コピー）で対応できるの？改正の「電子帳簿保存法」とは？

公開日：　2022年9月14日

　

　

　

どうも！「ウィットに富んだヒト」になりたいとあこがれを持つ、法律が変わると聞くとちょっぴり胃がキチキチ（方言か？）と痛む「まるプリ編集部」です。

　

さて、２０２２年１月１日から施工された電子帳簿保存法の改正について、もうバッチリ理解されましたか？われわれまるプリ編集部では、この内容にアタマからケムリがもくもくと出て部屋全体がかすんでいます（地響きの混じったうなりごえとともに）。

　

今回は、皆さんがこの電子帳簿保存法に対してどういった心づもりや準備をしておいた方が良いのかなどを、まるプリ独自の目線で調べた内容を独自のテイストで表現していきます。また、まるプリの複合機（コピー機）がどんな風にあなたのお役に立てるのかを踏まえて解説いたします。ぜひご一読いただけると幸いです。

　

電子帳簿保存法とは

　

すごくカンタンに解説すると、これまで紙（ペーパー）でやりとりをしていた請求書などの書面を、書面の保存に代えてスキャン機能等でデータ（電子化）へ変えて保存しいてもいいですよーというルールです。

　

今回の改正で２年後の２０２４年１月から、電子帳簿保存法が義務化される事になったのです（この内容はご存じだと思います）。「じゃあ聞くけどさ、電子帳簿保存法っていったい何なんだい！？」という疑問点を超カンタンにあらわせば、「国税関係帳簿書類を電子データ化して保存する事を認めた法律」です。２０２２年１月から要件が少しだけ緩和され、高く立ちはだかっていたカベがシュッと低くなったイメージです（向こう側にはお花畑が！）。

　

われわれまるプリ提供エリアである四国エリア（高知県・香川県・愛媛県・徳島県）、関西エリア（大阪府・京都府・兵庫県・奈良県・和歌山県）においても、これまで電子帳簿関連の申請をしていなかった全ての法人様・企業様が義務化の対象になります。

　

一般的に書類を電子化するカンタンな方法は、複合機（コピー機）・プリンタなどスキャナ機能が備わっているOA機器を使います（スマホでもPDF化するアプリがある）。シンプルに解釈すれば相手先から届いた国税関係帳簿書類を複合機（コピー機）・プリンタなどを使ってデータ化→保存します。

　

次の章では、「スキャナ保存」の条件について紹介いたします。

　

スキャナ保存の条件とは？

　

紙（ペーパー）を電子化するためには、スキャナ保存機能を使う必要があります。ただしどの様な方法でも構わないかというとそうではありません。

　

そう、実はスキャナをする際の「解像度」に気を付けなければいけません。その「解像度」は、200dpi以上に設定しておかなければいけないのです。これが第一の条件です。

　

スキャナをする機械が「デジタルカメラ」だった場合、条件を満たさない可能性があるので気を付けてください。対策としては、画素数の設定を約４００万画素以上に設定して撮影をしてください。

　

次にもう一つの条件として、ＲＧＢ各色（赤色・緑色・青色。もっといえば白色から黒色まで）の階調がそれぞれ256階調以上である事です。対策としては階調の設定をきちんと確認しておく事が大事です。

　

仮にデジタルカメラでスキャナされる場合は、根本的なコトではありますが、「手ぶれ」「ピンボケ」「紙（ペーパー）が台形になってしまう」「紙（ペーパー）が湾曲してしまっている」「ホワイトが強すぎて色がとんでいる」などはスキャナ保存が有効であるとは認めてもらえません。

　

よって、スキャナ保存に適しているのは、やはりスキャナ専用のOA機器かプリンタか複合機（コピー機）といっても過言ではないのです。

　

電子帳簿保存法に関連している複合機（コピー機）

　

では、プリンタや複合機（コピー機）ならほぼほぼ問題ないとして考えた場合、電子帳簿保存法に適している機器はどういったものがあるのかという疑問が浮上します。

　

そこで、われわれまるプリ編集部は各メーカーのホームページやカスタマーセンターであっちこっちと調べてみました。その結果「対応している」「対応していない」など、様々な文言が飛び交っていました。

　

ただし、深く調べて分かったのですが、共通していえる事は複合機（コピー機）のスキャナ機能を使えば、デジタルカメラの様にデータに不具合がおきにくいのが事実です。という事は、複合機（コピー機）を利用して電子帳簿保存法に対策していただける一つのツールになりうるという事です。

　

電子帳簿保存法に関しては、オフィス（事務所）の方が内容をしっかり理解して、プリンタや複合機（コピー機）のスキャナ機能をうまく使いこなしてください。こういった電子帳簿保存法対策もしかりですが、オフィス（事務所）でこれから紙（ペーパー）で多量の印刷の機会が減るのであれば、最新の機種をリース導入したりしなくても十分ではないかと感じました。

　

電子帳簿保存法のちょこっとヒストリー

　

調べていくと、電子帳簿保存法には約２５年の歴史がありました。ここでは少しこの歴史に触れていきます。

　

電子帳簿保存法は1998年に制定されました。電子データ（コンピュータで作成した決算書等のデータ）の保存のみを認める法律で、制定当初は国税関係書類に対して紙の書類をスキャンして保存するということは考慮されていませんでした。ここからスキャンした書類の電子化が認められるのまでに７年の歳月を要しています。

　

時は流れ、2005年に改定がありました。これまで考慮されていなかった紙文書をスキャナで取り込み、電子化して保存することが認められました。2005年の条件はかなり厳しい内容だったようです。その内容は、（１）領収書や請求書の金額が3万円未満に限定、（２）サイズ情報なども保持しなければならない、でした。

　

そして2022年、これまでに何年かおきに変化してきた中身が今後のそれでは今回2022年1月の改正でどのように変わっていくのでしょうか。

　

実は今回の改正で今まで関係ないと思われていた企業も無関係ではいられなくなるのです。

　

改正の電子帳簿保存法は何がポイント？

　

はたして、今回の改正で具体的に何が変わるのでしょうか。一番大きな変更ポイントは、ズバリ「電子取引に使用したデータをプリントアウトしたものに法的な効力がなくなる」ところです。

　

「電子取引」とはインターネットFAX、メール、Webなどを介した取引のことを指し、現在ではこれらを全く使わないという企業や取引はあまり存在しないといっても過言ではありません。そのため、「あたしゃ、取引は全部 書面なのよね」という全取引ペーパーオンリーであるという方を除けば、あらゆる事業者が対象になる法律なのです。

　

「電子データ」でやりとりした大切で大事なデータは、複合機（コピー機）・プリンタから「プリントして保存します」が不可能となり、データで最低７年間保存しておくことが義務付けられます。

　

改正がある前は、「わたしたちは電子データで保存します」という運用開始前の申告が必要でした。申告をするためには、３ヶ月前までに、申請書などを税務署への提出して承認を受ける必要がありましたが、これまであった事前承認制度が廃止されたので、準備ができたらすぐに電子保存を始めることが可能になるので、いままで電子保存の承認を受けていなかった会社もすぐに電子保存を始めることが可能になるのです。いやはや、こういう改定があればスムーズに始められる気がしますね。

　

ご存じですか？「タイムスタンプ」

　

また、変更になったポイントでとても重要な事は、表題にある「タイムスタンプ」の条件が改変されたことなのです。……ん？「タイムスタンプ」って何？

　

あなたのアタマのナカに「？」があふれていてはいけませんので、説明させてください。超カンタンに書き記すと、「そのデータが、いつからそこへ実在・存在していて、後から書類の内容を書換えていないですよ」を、証明できる技術なのです。

　

話しを元に戻して、この「タイムスタンプ」が今まではマヨネーズみたいに生モノ扱いされていたのは、調べていてビックリしました。以前は、なんと許可される期間が「３日以内」だったのです（まるで工場出荷されたみたい）。

　

その期間がドン！と伸び、「最長2か月以内」なら許可されることになりました。また、必ずデータすべてに「タイムスタンプ」が無ければならないというものでもなくなったようです。その詳細な内容に関しては、「真実性の要件」や「可視性の要件」というワードで調べると、具体的に知る事ができます。ぜひチェックしてみてください！

　

改正される法律を守れなかったらどうなるの？

法律違反だけはしたくありませんよね。一番詳しくて一番的確なのは、「国税庁」のHPに掲載されている資料の「電子帳簿保存法一問一答」にその答えが記されています。

　

～災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます～　【国税庁「電子帳簿保存法一問一答」より】

　

例え話としては、

　

【うっかり削除した】

• 領収書をスキャナ機能で取り込んでいたが、誤って削除したら経費扱いにならな
• 税金の申告手続きに影響がある。

　

【意図的に改ざんした】

• 当然してはいけない事で、経営取消の可能性がある。
• 課税対象になる。

　

いやはや、うっかりとはいえ自らの業務に影響がでないよう、守るべきをしっかり守って法令を遂行していきたいですね。

　

まとめ

　

電子帳簿保存法についてふれてきましたが、いかがでしたか？

　

ぜひ電子帳簿保存法の対応として、レンタル複合機（コピー機）も一つ視野にいれてもらえたら嬉しいです。その最大の理由は、（１）レンタルだけどメンテナンスが月額料金に含まれている事（困った時に頼れるスタッフがいる）、（２）リース導入で長期間（６０ヶ月も）の縛りが無い事（必要が無くなったら利用停止が可能）、（３）月額料金がリーズナブルであるというところです。

　

ご興味をもってもらえた方は われわれ【まるプリ編集部】へ、そっとメール等でご質問をいただけると嬉しいです。