業務用複合機。リース・レンタル・購入での経費計上の違い！

四国と関西圏のプリンター/複合機ならお任せ！メンテナンスマンの西村です

仕事で複合機を使っていて、印刷に関わる費用を経費として計上できるのか？　印刷にはさまざまなコストがかかり、契約形態や用途によって勘定科目は変わります。複式簿記や財務諸表を記入するときに勘定科目を間違えないために、リース、レンタル、購入の3つの項目にわけて一般的な経費の勘定科目を解説します。

複合機は契約形態によって勘定科目がそれぞれ違います。使っている複合機の契約形態を調べ、どれが当てはまるのか是非チェックしてみてください。

リース契約の場合

契約形態がファイナンシャルリースかオペレーティングリースかによって勘定科目が違います。まずファイナンシャルリースは、リース中のメンテナンス責任がユーザーにある契約形態です。ファイナンシャルリースの場合、勘定科目は「リース料」として仕分けします。

もっとも多いのが「所有権移転外ファイナンシャルリースという形態です。リース終了後に複合機を返却する契約になっている場合、このリース形態が該当します。所有権移転外ファイナンシャルリースの場合は、取得時は「リース資産」、支払時は「リース債務」、決済時は「減価償却費」として経費を計上できます。

一方でオペレーティングリースの場合は、勘定科目は「賃借料」です。リース契約中のメンテナンス責任がユーザーにない場合はこの形態が該当します。

リース契約でも中小企業なら「消耗品費」として計上できるケースがあります。たとえばリース契約が1年以内だったり、総額が300万円以下だったりすると勘定科目を変更できます。条件に当てはまりそうな場合は、税務署に確認してみるのも良いと思います。

レンタルの場合

複合機をレンタル契約した場合の勘定科目は「賃借料」になります。レンタル契約はリースとは異なる契約ですので、シンプルでわかりやすいと思います

レンタル契約にかかる費用は、一般的にはレンタル料のみ。月額のレンタル料を「賃借料」として処理すれば良いので、簡単です

購入の場合

複合機を購入した際は、金額によって勘定科目が変わります。分かれ目となる金額は10万円です。10万円以上なら「工具器具備品」として仕分けします。この場合は固定資産税になるため、耐用年数を5年として金額を分散しながら計上します。一般的な大型複合機は金額が大きいので「工具器具備品」に該当します。

一方で10万円未満の場合は消耗品費（もしくは販売管理費）として一括計上します。ただ、中小企業の場合は特例を使うと30万円未満でも消耗品費になるケースがあるようです。

その他、印刷に関わる経費

印刷に関わる経費は複合機本体以外にもあります。設置した際の搬入費用やインク代、用紙の仕分けはそれぞれ違います。

本体以外の経費は消耗品費、事務用品費、修繕費の3つに分かれます。保守にかかる費用が修繕費なのはわかりやすいですが、事務用品費と消耗品費の違いとしては、国税庁の資料によると、消耗品費は使用可能期間が1年未満、もしくは本体価格が10万円未満のものが該当します。事務用品費とは、消耗品の中でも特に事務を目的としたものを指すようです。

インクやトナーは使用期限があるため消耗品費、用紙は期限がなく事務目的に使われるため事務用品費となります。

それぞれの契約形態に合わせて、経費を計上する際の勘定科目を紹介しました。リース契約か、レンタルか、購入かによって仕分け項目は違います。減価償却できる条件もそれぞれの形態によって異なります。印刷に関わる経費をうまく計上できれば、節税のメリットを受けやすくなります。 またリース契約の場合は初期コストを抑えられる、レンタルなら短期間契約も可能、購入の場合は複合機が資産になる、といった具合に契約形態ごとのメリットがあります。