複合機(コピー機)のリース契約にご用心？

　

　

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オフィスの日常に欠かせない複合機ですが、多くはリース契約で導入されているでしょう。しかし、そのリース契約にはさまざまな落とし穴が潜んでいます。この記事では、ペーパーレス時代の複合機の役割や、リース契約の注意点、レンタルの検討について詳しく解説します。

　

「ペーパーレス時代」だけど複合機はオフィスの必需品

　

複合機(コピー機)はオフィスの日常業務において、依然として中心的な役割を果たしています。その背景にはどのような事情があるのでしょうか。

　

ペーパーレス推進の現代でも、複合機の存在感

　

デジタル化が進む現代でも、複合機がオフィスの中心にある理由は、紙の資料がその価値を失っていないからです。紙の手触りや直感的な操作性は、デジタルデバイスでは再現できない魅力があります。

　

紙の資料提出や打ち合わせの際のハンドアウトなど、まだまだ紙が必要な場面は多いのです。これは、紙には情報の永続性や直感的な操作性があるためです。また、紙の資料は編集や注釈を手軽に追加できる利点もあります。

　

オールペーパーレスの難しさ

　

オールペーパーレスは理想的ですが、実際に取り組んだ方は、その難しさを実感していると思います。具体的には、以下のようなハードルが存在します。

　

（1）技術的な制約：全ての情報をデジタル化するには、適切なツールやシステムが必要です（システム導入にはコストもかかります）。しかし、全ての業務や情報がデジタル化に適しているわけではありません。

　

（2）人々の慣習や文化：多くの人は紙を使うことに慣れており、デジタルツールへの移行は抵抗を感じることがあります。

　

次の章では、リースに関する残債などについてご紹介です。

　

リース残債、あなたはしっかり把握していますか？

　

複合機をリースしている企業は多いですが、実際に契約内容を把握しているケースは少ないかもしれません。リース契約の中身をしっかりと理解することで、後のトラブルを避けることができます。

　

複合機のリース契約の現状とその仕組み

　

複合機のリース契約は、多くの企業で採用されています。リース契約とは、簡単に言うと「購入するのではなく、一定期間使用するために借りる」契約のことを指します。以下に、リース契約の基本的な仕組みを説明します。

　

（1）契約期間：リース契約には、使用する期間が定められています。この期間は、5年程度以上の長期にわたるのが普通です。

　

（2）月々の支払い：リース契約では、複合機を使用するための料金を月々定期的に支払います。契約した期間中は必ず支払う必要があり、中途解約の場合は残債を清算する必要があります。

　

（3）契約終了時の選択：契約期間が終了した際に、機器を返却する、新しい機種に取り換える、または現在の機種を購入するなどの選択肢があります。

　

近年、新しい機種へのアップグレードを促す営業戦略や、リース期間中の機種変更の提案など、さまざまなセールス形態が現れています。これらの提案には、企業のニーズやコスト面でのメリットがある一方、注意が必要な点も多々あります。

　

営業担当からの最新機種への取り換え提案

　

新しい機種への取り換え提案は魅力的に聞こえますが、実際には自社のニーズと合っていないことも。また、リース残債がある場合は、清算するか、新しい複合機のリース料に上乗せになります。

　

新しく導入する機種の性能や機能を理解し、自社のニーズと照らし合わせることが大切です。

　

リース契約の「謳い文句」には要注意！

　

営業マンからの甘い言葉に騙されることなく、その言葉の真意を知ることが大切です。契約の中身をしっかりと理解し、自社の利益を最大化しましょう。

　

営業マンの甘い言葉とその裏側

　

「今よりカウンター代金が安くなる」という言葉に心奪われることはありませんか？　しかし、その背後には様々な落とし穴が潜んでいます。営業マンの言葉だけでなく、契約内容をしっかりと確認することが必要です。

　

7年のリース期間とその中での業界の変遷

　

たとえば、現状よりリース料が安くなるという提案でも、その期間が7年もの長期にわたるものだったらどうでしょう？　長いリース期間では、その間に機械や業界は変化します。そのため、現状より安くなるのは当然ということを理解することが大切です。リース契約を更新する際は、業界の最新情報を取り入れ、最適な契約を結ぶことが求められます。

　

リース契約、見直しのタイミングかも？レンタルの検討も

　

リース契約を見直すことで、新しい機種に変更するだけでなく、コスト削減のチャンスも。具体的な内容をみていきましょう。

　

リース契約の確認とその重要性

　

複合機のリース契約は、多くの企業で一般的に行われていますが、契約内容を定期的に確認することの重要性は高まっています。以下に、リース契約確認の重要性について詳しく説明します。

　

（1）契約内容の把握：リース契約には、月々の支払い金額や契約期間、機種の変更や更新に関する条項など、多くの詳細が記載されています。これらの内容を正確に把握することで、不必要なコストの発生を防ぐことができます。

　

（2）契約更新のタイミング：リース契約は一定の期間が経過すると更新のタイミングが訪れます。このタイミングでの契約内容の見直しや新しい機種への変更など、最適な選択を行うためには、契約内容の確認が不可欠です。

　

リース契約の確認は、企業の経営効率やコスト削減の観点からも非常に重要です。定期的な確認と適切な対応を行うことで、企業の利益を最大化することが可能となります。

　

レンタルの検討とそのメリット

　

複合機の導入方法として、リース契約の他にレンタルも一つの選択肢となります。レンタルは、特定の期間だけ機器を借りる形となり、多くのメリットがあります。以下に、レンタルを検討する際のメリットについて説明します。

　

（1）柔軟な契約期間：レンタル契約は、短期間から長期間まで様々な期間での契約が可能です。これにより、企業のニーズに合わせて最適な契約期間を選択することができます。

　

（2）最新機種へのアップデート：レンタルの場合、契約期間が終了した際に最新の機種に容易に切り替えることができます。これにより、常に最新の技術や機能を利用することができます。

　

（3）メンテナンスのサポート：レンタル契約には、メンテナンスや修理のサポートが含まれることが多いです。これにより、機器のトラブル時も迅速に対応してもらえる安心感が得られます。

　

まとめ

　

複合機のリース契約は、一見単純に見えても多くの落とし穴があります。ペーパーレス時代の複合機の役割や、リース契約の注意点を理解し、レンタルも考慮に入れながら、最適な契約を締結し、オフィスの効率化やコスト削減を実現しましょう。