保守契約とスポット保守って何がどう違うの？

どうも、近畿エリア（大阪・兵庫・京都・奈良）と四国エリア（愛媛・香川・徳島・高知）にて、サスティナブルな時代にピッタリな「業務用コピー機（複合機）」をリフレッシュ＆リユースしてレンタル提供をしている、レンタルプリンターの【まるプリ】です！

毎日お仕事をスムーズにすすめるためには、やっぱり複合機（コピー機）が必要ですよね。

コピー機の保守契約には、定期的なメンテナンスを受ける「保守契約」と、必要な時だけ修理を依頼する「スポット保守」があります。それぞれの契約のメリット・デメリットや適した利用シーンについて解説します。この記事を参考に、自社に最適な保守契約を見つけましょう。

コピー機(複合機)の保守契約とは？

コピー機や複合機の保守契約は、機器のメンテナンスや修理を定期的に行うサービス契約です。主に「カウンター保守契約」「スポット保守契約」「キット保守契約」の3種類があります。

カウンター保守契約は、定期的な点検や修理を含む包括的なサービスで、月額料金が発生します。スポット保守契約は、必要な時だけサービスを受ける形式で、事前の月額料金が不要です。キット保守契約は、保守キットを使用して自分でメンテナンスを行う契約です。

スポット保守契約とは？

スポット保守契約は、前述のとおり、コピー機や複合機のメンテナンスや修理を必要な時にだけ依頼する契約形態です。そのメリット・デメリットをみていきます。

スポット保守契約のメリット

スポット保守契約の最大のメリットは、定期的な保守料金が発生しない点です。月額費用を抑えることができ、使用頻度が低い場合や一時的な利用であればコスト削減が可能です。また、契約の更新手続きや煩雑な管理も不要です。必要な時にだけサービスを依頼するため、特定の期間だけ機器を利用する場合に最適な選択肢となります。

スポット保守契約のデメリット

スポット保守契約のデメリットは、急な故障時に高額な修理費用が発生する可能性がある点です。修理費用はその都度見積もりが必要で、予算管理が難しくなります。また、故障のたびにサービスを依頼するため、修理手配に時間がかかる場合があり、業務に支障をきたすこともあります。さらに、定期的な点検がないため、問題の早期発見が難しく、大きな故障を引き起こすリスクが高まります。

スポット保守契約の具体的な修理費用

スポット保守契約では、修理費用はその都度発生します。一般的な修理費用には、部品費用、出張費、作業費が含まれます。例えば、故障した部品の交換にかかる費用は機種や部品の種類によって異なります。また、出張費や技術者の作業費も加算されるため、総額は故障内容によって大きく変動します。このため、修理費用の予測が難しく、突発的な出費が発生するリスクがあります。

スポット保守契約はどんな方にオススメ？

スポット保守契約は、コピー機や複合機の使用頻度が低い方や、短期間だけ使用する方に適しています。例えば、月間の印刷量が少ない小規模なオフィスや、特定のプロジェクト期間のみ機器を使用する場合に最適です。また、定期的なメンテナンスコストを抑えたい方や、予算を柔軟に管理したい方にも適しています。この契約により、必要な時だけ費用を支払うことでコストを最小限に抑えることが可能です。

スポット保守契約の活用方法と注意点～専門業者への相談の重要性

スポット保守契約を効果的に活用するためには、使用頻度や機器の状態を常に把握しておくことが重要です。突然の故障に備え、信頼できる専門業者と連絡を取る体制を整えておくと安心です。また、修理費用の見積もりを事前に確認し、必要な場合は複数の業者に相談することで、最適なサービスを選ぶことができます。

まとめ

スポット保守契約は、使用頻度が低い場合や短期間の利用に適したコスト管理がしやすい契約です。ただし、急な故障時の高額な修理費用には注意が必要です。信頼できる専門業者と連携し、必要に応じて見積もりを比較することが重要です。