【続】これからオフィス開設するときに必要なものは？

公開日：　2022年4月1日　／　更新日：　2022年7月9日

　

　

どうも！４月から７月までバタバタしてしまった「まるプリ編集部」です。

　

先ず質問からスタートします。皆さんが、例えばこれからオフィス（事務所）を開設する時に必ず必要なのはなんだと思いますか？

　

その答えは、OA機器です。

　

パソコンや電話機、ファクシミリ、シュレッダーなど多くの OA機器が必要となるのですが、それでも良いというわけではありません。なぜなら、オフィスを運営するために重要なのが維持費です。

　

経営がうまく長続きしている企業は、オフィスのコスト面を上手に削減している場合が多いのです。なぜかといえば、収入よりも支出が増え続ければ、当然倒れてしまいますからね。

　

　

そういった点から、OA機器選びも非常に重要ということがわかります。特に重要なのは複合機（コピー機）です。なぜなら、OA機器の中でも非常にコストがかかるオフィス用品だからです。しかし、複合機(コピー機)は、オフィス開設の中で必ず必要となるもので、複合機（コピー機）をどのように揃えるか、最善の選び方がオフィス運営に直接関わってきます。

　

今回は、複合機（コピー機）の最善の選び方について紹介します。

　

複合機（コピー機）を揃える

　

複合機（コピー機）を揃える方法は、新しいものを購入する方法、中古用品を購入する方法、リースをする方法、レンタルを利用する方法の４つがあります。いずれの方法もメリットデメリットがありますので詳しく紹介することにします。

　

新しいものを購入する

　

まず複合機（コピー機）を揃えるために思いつくのが新しいものを購入する方法です。新しいものを購入するのができれば一番ですが、オフィスで使うコピー機複合機は、基本的には100万円前後のお値段がします。

　

もちろんそのオフィスの大きさによって適切な複合機（コピー機）を選ぶことが一番です。メリットは、新品なので使い方は変わらなければ壊れるという心配は基本的にはありません。ですから予算があれば新品を買うのが一番良いでしょう。デメリットとしては、やはり予算です。例えば、オフィスを借りている場合は、できるだけOA機器の予算を省きたいものです。

　

買い替えの際には廃棄料金がかかります。小さなオフィスであるならば多少機能は劣るものの必要最小限の複合機（コピー機）を購入するといった方法もありますし、この先の事業収益がある程度見込めるのであれば、最初はレンタルなど他の方法で機能がよい複合機（コピー機）を選択するという方法もあるでしょう。

　

中古用品の複合機（コピー機）を揃える

　

複合機（コピー機）は、OA機器の中で非常に高価なものです。ですから中古用品を選択する方法も悪い方法ではありません。しかし気をつけなければならない点も多々あります。

　

まずは複合機（コピー機）の場合は、基本的な性能は共通な部分が多いもののメーカーによっては使いにくいものも存在します。

　

また、画像が良いもの、スピードが良いもの、多機能なものなどメーカーによって得意分野がそれぞれ違うので、どのような事業内容を行っているかによって選ぶメーカーも違うでしょう。ですから値段が安いからと不用意に選んでしまった結果、非常に使いにくいということにならないように気を付けなければなりません。

　

また、中古用品の場合は、あまり古いものを選んでしまうと壊れた時に部品がないということもあります。 メンテナンスができない場合、新たに購入しなければならず、余計高くついてしまったということにならないように、中古用品の複合機を選ぶのであれば、ある程度時間をかけなければ良いものが見つからないことを知っておいた方が良いでしょう。

　

リースで複合機（コピー機）を揃える場合

　

リース導入とは、リース事業者から決められた期間、借りるというサービスです。オフィスなどを開設する際に、複合機（コピー機）のリースはどうかと電話がかかってくることがよくあるでしょう。実際に、毎月の費用がリーズナブルなので、小さなオフィスは、複合機（コピー機）のリースを利用しているところも多いです。

　

リースの良いところは、気に入った新品の複合機（コピー機）を月々低価格で導入できる点です。複合機（コピー機）の種類も豊富なので、おかしな機械を導入してしまうといった失敗することが少ないです。

　

初めてオフィスを運営する方は、複合機（コピー機）をあまり使ったことがないという方もいらっしゃるでしょう。自分の事業にどの複合機（コピー機）があっているのか、そのような相談もできるところが非常に良いところだと言えるでしょう。

　

また、複合機（コピー機）の調子が悪くなった場合、すぐにメンテナンスをしてくれるのも良い点です。しかし、デメリットも存在します。それはリース期間満了前で途中解約ができない点です。ある一定期間（5年程度）は必ずリースで契約をし続けなければいけません。

　

運営面で厳しくなった場合においても、途中解約ができないところがネックです。ですからリースを選択、契約延長する時には経営状況を考えながら選択することをお勧めします。

　

複合機（コピー機）をレンタルするなら？

　

レンタルはリースと違います。借りるという点で中身は同じですが、契約の仕方が違います。リースは一定期間必ず借りなければなりませんが、レンタルであれば1日だけでも借りることができます。

　

ですから期間限定のオフィス運営であればレンタルを利用した方がコストを抑えることができます。しかし長期間レンタルをすると、リースの方が低コストで借りられるので、複合機（コピー機）を借りる期間の長さによって、リースかレンタルか選択すればよいと思います。

　

まとめ

　

いかがでしたか？オフィスを開設した際の複合機（コピー機）について紹介いたしました。

　

注意しなければならない点は、オフィスの規模、借りる期間によって最善の方法を選択すれば問題ないと考えます。複合機（コピー機）選びでもオフィスワークの効率は全く違ってきます。

　

長期間で考えれば収益にも関わってきます。ですから、「たかが複合機（コピー機）選び」と考えず、オフィスを運営するための第一歩と考えるようにしましょう。そして注意したい点は、詐欺まがいの企業に騙されないことです。OA機器、特に複合機関連の悪徳業者、詐欺がとても良いからです。

　

特に狙われやすいのは新しくオフィスを構える場合です。すでに事業を行なっているのであれば特に問題はないのですが、起業したばかりの方は経験も浅く狙われやすいです。

　

リースを選ぶ際にも、複数検討することをお勧めします。

　

心配だとお考えの方は、ぜひ弊社【まるプリ】サービスへお問合せください。