【超便利！】名刺管理機能つきの複合機・コピー機について

公開日：　2022年3月14日

どうもまるプリ編集部です。

「美しいお花」はウエルカムで写真をパシャリとするのですが、お花の一部分である「花粉」だけはどうしても苦手です（むしろキライです）。正義の味方である「お薬」が無ければ、おちおちと外を気軽に歩けないものです（土佐弁でいう、ロイロイできない）。

そんな、鼻水・涙・気持ちが吹き飛ぶような新事実が判明しました！なんと、複合機・コピー機で「名刺管理」できるそうなんです。

早速ですが、収集した情報をまとめて報告させていただきますので、最後までお付き合いいただければ嬉しいです。

Contents

【まるプリ編集部流名刺管理のノウハウ】
【これまでの名刺管理について】
【ＯＣＲ技術でデータ管理がラクラク】
【名刺をデータ化するコトによる３つのメリット】
【併せて大事なセキュリティの強化】
【データ化する名刺による２つのデメリット】
【名刺管理ができる複合機・コピー機３つの紹介】

【まるプリ編集部流名刺管理のノウハウ】

まるプリ編集部では、これまで某有名企業の「名刺管理ツール」を活用して、名刺を写真撮影によりデータ化して保存・管理・情報共有していました。

使用している「名刺管理ツール」は、スマホでそのまま写真を撮るのみでクラウド上のデータベースに保存されるので手間がいらず便利に活用していました。

今回情報収集した内容ではスマホでの写真撮影ではなく、「複合機」「コピー機」でスキャン機能を使って、まるごとデジタルデータに変換することができるそうなんです。

ハッキリ言って「震えました」。このコトバを聞いた瞬間、１枚１枚の撮影作業から解放される、われわれは自由だと心の中で、世界の中心へ行ったつもりで叫びました（土佐弁でいう、オラビました）。詳しく調べていくと、以下の様なコトがわかってきました。

【これまでの名刺管理について】

名刺は取引先の方々へご挨拶する際に、カミバイタイで相互に受取るものですよね。

名刺ケース（胸ポケットサイズ）に収納できるので、コンパクトで持ち歩きやすく渡しやすいということもあって今でも多様されるのですが、いただいたカミバイタイを名刺ファイルに「あかさたな順」に保管する作業をするとなるととっても大変です。

紙のサイズはほぼほぼ同一であっても、タテガキ・ヨコガキ・リョウメンと向きや印刷手法が違うため、一目でその情報を把握することが困難です。保管しても「あれ？無い！」といった困った状態に陥ってしまった方が少なからずいるのではないでしょうか。

【ＯＣＲ技術でデータ管理がラクラク】

以前は名刺をそのままデジタルデータにして、名刺自体を「画像データ」として管理する方法が主流でした。

現在主流になっているのは、複合機の性能が向上したコトにより「ＯＣＲ」と言われる機能を使って、名刺に印字されている文字をテキストデータとして取り出すコトができる様になっております。改めて辞書類で調べると、このように紹介が出ておりました。

「ＯＣＲ（Optical Character Recognition/Reader：オーシーアール、光学的文字認識）とは、印刷された雑誌・書物・新聞や手書きやの文字等を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、パーソナルコンピューターが利用できるデジタルの「文字コード」に変換する技術である」との事です。

この技術を使うからこそ、名刺に印刷された文字を全てワードやエクセルなどへデジタルデータ化するコトができます。名刺でもらった情報を管理・保管・検索がとてつもなくスピーディーになるはずです。

【名刺をデータ化するコトによる３つのメリット】

リモートワークや、フリーアドレス（場所がどこであれ仕事ができる）というコトバがいつの間にか当たり前になった今の時代には、このデータ化がとてつもなく役に立つことになります。名刺をカミバイタイのまま会社の書庫に保管しておくと、わざわざその場所までいかなければ答えが出せない状況になってしまいます。ですがデータ化してしっかりしたセキュリティ上のデータで閲覧・情報共有（社内のクラウド上等）するコトができれば、（１）時間短縮＝探す手間が省ける、（２）確保する保管場所を別の用途に使用できる、（３）データ化された名刺は営業ツールに活用する事が可能となる点です。

名刺交換をしたコトのある取引先や得意先の関係性・情報があるとないとでは、対面した篠印象に雲泥の差がうまれます。名刺データと共にあらゆる情報を紐づけて保管しておくことで、お互いにとても良好な関係性を保つコトができると思います。

【併せて大事なセキュリティの強化】

名刺は社名・住所にはじまり、個人の役職や氏名、しいては携帯番号や電子メールアドレスなど、カミバイタイの際は交換をするモノでありながら、大事な情報が集約されているものです。

決してあってはならないのが、例えば名刺ケースごと失くすコトや、名刺を身勝手な取扱いをするコトです。個人情報の取扱いには十分に気を付けなければいけません。

さらには、名刺をデジタル化して一元管理をする環境を整えた場合、データ流出の懸念があります。また、うっかりデータを消去してしまるコトも想定しなければいけません。万が一の場合は大事故・大事件につながります。しっかりとしたセキュリティ管理を徹底し、情報の管理をもっともっと強化するべきでしょう。

【データ化する名刺による２つのデメリット】

もともと使用している、若しくはこれから導入予定の複合機・コピー機に、名刺をスキャンしてデータ化する機能が備わっている場合は問題ありませんが、そうでない場合には、別途「名刺管理ソフト」を購入する必要があり、使用中は維持費がかかるコトがあります。別途コストが発生する場合は、導入前に費用対効果を検討してください。

また、名刺をデータ化させるためには１枚１枚なのか、複数枚を一気にできるかにもよりますが、必ずスキャン作業が伴います。日々の業務でお忙しくされている方は、名刺をスキャンする時間が手間に感じると思います。

（１）維持費がかかる場合がある、（２）結局作業の手間からデータ化が継続しない、ところに注意して、名刺データ管理のメリットに繋がるようにしていただきたいと考えます。