大型複合機（コピー機）が必要になるトキってどんなトキ？？

　

　

　

　

複合機（コピー機）は、いつの世にも仕事の効率を上げる必需品であると思います。そんな便利な複合機（コピー機）を、業界最安値へ挑戦しつつ「レンタル方式」で提供している【まるプリ】です！

　

早速ですが本題です。小規模事業者（社員5名以下）であっても、新たに大型コピー機（業務用複合機）を契約導入する大きなきっかけは、事業環境の変化や業務ニーズの高まりに伴うものです。

　

具体的には、新事務所の開設や事業拡大によってプリントやコピーの使用回数が増えた場合、業務効率化や生産性向上の必要性を感じた場合、そして請求書や各種書類の大量印刷が発生する場合などが主な契機となります。

　

これらを踏まえての状況では高性能なコピー機の導入によって業務を円滑化しコストを抑える効果が期待できるため、小規模企業であっても大型複合機（コピー機）の新規契約に踏み切るのではないでしょうか。

　

　

大型コピー機が必要になりそうなトキって？？

　

まず、新規創業や事務所開設時には、オフィスにおける基本的なインフラとして複合機（コピー機）の必要性が高まります。近年はペーパーレス化が進むものの、社内外で紙の資料や契約書・請求書を扱う場面は依然多く、コピー・プリント・スキャン・FAX機能を一台に備えた業務用複合機（コピー機）は、事務所の運営・仕事の効率化にはマストアイテムといえます。

　

コスパが良くなります。特に創業から間もない小規模オフィスでは、複合機（コピー機）を導入することでFAX機（機能付きの電話機）やプリンターを別々に用意するコストパフォーマンスを下げてくれます。また、複合機（コピー機）1台で複数機能をまかなえることから、スペースの有効活用にもつながりますから、限られているオフィス空間を有効的に使えるといった利点もあります。

　

タイパが良くなります。次に、業務効率化や生産性の向上も重要な契約動機です。一般に大型コピー機は卓上の小型プリンター等に比べて一度に高速で大量印刷できるため、導入すれば出力待ちの時間を大幅に短縮でき、社員数が少ない会社でも限られた時間で多くの資料を準備できます。

　

実際、高速機では1分間に65～70枚以上の印刷が可能であり、たとえば1,000枚の資料印刷なら20枚/分程度の機種に比べ所要時間を15分程度に圧縮できるという比較例も報告されています。

　

印刷待ちの間に他の作業が滞ってしまう事や、どうしても印刷にかかる時間が多くなりがちな小型プリンターにイライラしてしまうといった非効率やストレスを解消できることは、小規模事業者にとって大きなメリットです。

　

さらに近年の複合機はスキャンデータのクラウド連携や、紙文書の電子保存機能（電子帳簿保存法対応のスキャン機能やPDFへの電子印鑑貼付機能など）も充実しており、バックオフィス業務の効率化やデジタル化ニーズにも応えてくれます。

　

このように、業務の効率アップとIT化推進を同時に図る目的で、小規模企業が最新のコピー機を導入するケースが増えています。

　

最後に、大量の印刷業務が発生したときのコスト・手間の問題も契約理由として見逃せません。小規模とはいえ事業が軌道に乗るにつれ、請求書の発行や顧客向け資料の印刷などが毎月多量に発生することがあります。

　

例えば、カラーでの資料をコンビニで印刷すると1枚25円程度かかります。100枚でも2,500円、1,000枚なら２万円以上となり、頻繁だとかなりの出費です（。

　

また家庭用プリンターではインク代がかさみ、1枚あたり数円～十数円かかる上にスピードも遅いため、部数が多いと外部印刷や小型機での出力は非現実的です。

　

その点、業務用の大型コピー機なら1枚あたりのトナーコストは数円以下に抑えられ、カウンター保守契約込みでもモノクロ1枚1～２円程度とされています。

　

したがって、一定枚数以上の印刷ニーズが発生した時点で、業務用の大型複合機（コピー機）をリース契約やレンタル契約をした方が長期的には割安になる場合が多いのです。

　

さらに印字品質も業務用機は高く、社外提出する請求書や資料でも見栄えが良いため、企業の信頼感向上にもつながります。このような品質面・コスト面の理由から、大量印刷をきっかけに小規模事業者がコピー機導入を決断するケースが見受けられます。

　

次の章では、大型コピー機が必要なトキの裏付ける理由をまとめております。ぜひご覧ください。

　

裏付けされる大型コピー機が必要なトキとは？

　

これらの理由を裏付ける実際の小規模事業者の事例があります。ある社員数名の不動産系の企業では、知人から譲ってもらった型式の古いレーザープリンター1台で業務をこなしていたものの、ネットワーク接続ができずUSB接続で使う状態で、スキャン機能を使う際も別の旧式機器に頼らざるを得ませんでした。

　

さらに経費節減のため安価な非純正トナーを使っていたところプリンターの調子が悪化し、紙詰まりや汚れが頻発して肝心な時に印刷できないトラブルが続発。打ち合わせ資料を出力するのにわざわざ外出して最寄りの印刷サービスを利用せざるを得ないる状況になったこともあったそうです。

　

この会社では「印刷がスムーズにできないことで仕事が進まずストレスだった」と振り返っており、業務効率悪化を痛感してコピー機リースを検討されたようです。

　

初めは「複合機リースはとても高い」という先入観があったものの、調べてみると小規模企業向けのリースプランでは余計なパーツ類を省いた純粋に大型コピー機本体を月額1万８千円程度（保守サービス込み）から利用できる事を調べ、「今までの困難を支払う金額で払拭できる」と判断して契約をされたそうです。

　

そして１社だけではなく、複数社のプランや契約内容を問い合わせて辿り着いたのが、現在の大型コピー機レンタルサービス（月1,000枚印刷可能で保守料金込み）でした。

　

また別のケースでは、新規開業に合わせて業務用複合機（コピー機）を導入した広告代理店関連の事業者がいます。開店時からクライアント用の簡易チラシ印刷や提出用書類など、開業前後は印刷物が非常に多かったそうです。

　

そこで地元のOA機器販売店に相談したところ、「およそ5名規模の会社なら月15,000円程度でリース導入できる機種がある」と提案を受け、カラー対応のA3複合機（コピー機）をリース契約しました。

　

導入後は、チラシも内製できるため印刷会社に外注する費用が削減でき、納期も気にせず迅速に印刷物を用意できています。その事業者は「必要なときに必要なだけ社内印刷できるのでコストと時間の両面で助かる」との事で、今では請求書発行やメニュー更新もすべて自社の複合機でまかなっています。

　

こうした例からも、事業開始・拡大時のタイミングで大型コピー機を導入するメリットが小規模企業にも十分あることがわかります。

　

ただし、一口に「リース契約」といっても上記の様に一律ではなく金額にバラツキがあるのはとても不思議でしょうがありません。きっと「対応枚数」「機種」「メーカー」「保守料金」「何らかのチカラ」なぜなのでしょうか？

　

まとめ（大型コピー機は必要！）

　

以上のように、事務所開設期の必需品として、あるいは業務効率化・大量印刷ニーズへの対応策として、小規模事業者が大型コピー機の新規契約を行う主な理由は明確です。

　

それはひとえに、業務用複合機（コピー機）の導入が「コスト削減」と「業務改善」の双方にとてつもない大きな効果をもたらすからではないでしょうか。

決して間違いでも悪い事でもありませんが、「外部の印刷業者を頼る」事や、「低速でインクの高価な家庭用プリンター」を使い続ける事で、長期的なコストアップから脱する事がその大きな効果つながるケースが多いのです。

何より大型複合機（コピー機）は、１台でコピー・プリント・スキャン・FAXの役割を担えるため、事務作業の効率が飛躍的に向上し、限られたスペース確保に貢献してくれます。

　

そして少ない人数の企業でも生産性を維持しやすくなります。こうした利点を考慮すれば、5名以下の小規模事業者であっても必要に応じて大型コピー機を契約導入する意義は十分にあると言えるでしょう。

もしも手軽に大型複合機（コピー機）を導入したいとご検討の方は、お気軽にレンタル運用できる【まるプリ】へお問い合わせください。

　

リース契約と違って、契約期間に縛りがありません（ご契約の「プラン」による）し、審査が通らないという心配は無用です。また御支払方法にクレジットカードを利用が可能な点も好評いただいております。そういった事から、【まるプリ】は手軽に業務用の大型複合機（コピー機）利用を始められる事が、最大の特徴です。

　

---

　

リース満了時にコピー機を安価に維持・活用するための豆知識

　

現在、小規模事業所の中には業務用コピー機をリース契約で利用中のところも多いでしょう。通常、コピー機リース契約は5年前後の期間満了後に新しい機種への更新を提案されます。

　

しかし、次回のリースを更新せずに、今より安価にコピー機を維持・活用する方法があるのはご存知でしょうか。ポイントは、現在使用中の機器をそのまま活用しつつ、保守コストを抑える選択肢を検討することです。　

　

再リースや現状機活用も一案

　

リース満了後も今使っている複合機を引き続き使いたい場合、リース会社と再リース契約（延長利用）を結ぶ方法があります。多くのリースでは、契約満了時に「再リース料＝これまでの月額リース料1か月分で1年延長」という非常に割安な価格で契約延長できる場合があります。

　

例えば5年間使った機器でも、延長1年あたり数千円程度で借り続けられるため、リースを即座に新機種へ更新するよりコストを大幅に抑えられます。

　

実際、リース満了後に再リースを選択し、そのまま現行機種を7～8年程度使い倒してコスト削減を図る小規模事業者も少なくありません。特に「印刷速度や機能は現状で十分」「最新機種でなくても構わない」という場合、再リース延長は初期費用ゼロで設備投資を先延ばしできる賢い方法です。

　

もっとも、長年使用したコピー機には注意点もあります。メーカーの保守期限が切れると、たとえ保守契約を続けていても故障時に必要部品の調達ができず修理不能となるリスクがあります。

　

一般に業務用複合機の部品供給は製造終了後7年程度といわれ、リース満了時期と重なるケースもあります。そのため、保守サポートを継続できるかを確認したうえで再リースを選ぶことが大切です。

　

もし現在の機種で新たに保守契約を結べない場合には、思い切って別の手段に切り替えることを検討しましょう。次の章で詳しくご説明いたします。

　

保守料金込みのレンタルサービスでコスト削減

　

リース更新以外で注目されているのが、コピー機のレンタルサービスです。コピー機レンタルとは、リースのような長期契約ではなく必要な期間だけ月額料金で複合機を借りる形態で、保守・メンテナンス費用も料金に含まれている点が大きな特徴です。

　

ユーザー側で別途保守契約を結ぶ必要がなく、故障対応やトナー交換もレンタル会社が行ってくれるため、維持管理の手間やコストを大幅に削減できます。

　

特に近畿・四国地方の小規模事業所であれば、「まるプリ」のような地域密着型のレンタル複合機サービスを利用することで、新たにリース契約するよりリーズナブルな料金でコピー機を使う事が可能です。

　

たとえばリース契約では、毎月のリース料に加えて印刷枚数に応じたカウンター保守代金（モノクロ1枚あたり約1～2円、カラーで10～20円）を支払うのが一般的です。

　

一方でレンタルサービスなら月額定額1万円程度からプランがあり、印刷1,000枚規模でもリース契約より割安になるケースがあります。実際、柔軟な発想で経費削減に取り組む企業ほど、リース導入からレンタル運用への移行を進めているとの実例もあります。

　

レンタルなら契約期間の縛りも短く、必要に応じて機種変更や返却も容易なため、小規模事業者にとって無駄のないコストで最新機能を利用できる利点があります。

　

中でも「まるプリ」は関西（近畿）・四国エリア限定のサービスですが、驚きの月額3,500円～という特別価格（御利用には条件があります）を打ち出しており、最新のスマホを購入するより安い料金で複合機（コピー機）を利用できます。

　

保守メンテナンス費用も込みでこの価格なので、トナー代や部品交換費用もすべて含まれた安心のほぼほぼ定額制（詳しくはお問い合わせください）です。

　

さらに「まるプリ」は地元密着を謳っており、対応力や柔軟性にも定評があります。実際に最短３日での搬入設置も可能で、急ぎかつ短期間で複合機（コピー機）を利用が必要な場合にも出来る限りの対応をいたします（混みあっている際はこの限りではありません）。

　

ユーザー側は長期契約のプレッシャー無く必要な間だけ利用でき、購入したコピー機を使わない期間どうするかという問題を抱える必要なく、業務の季節的な変動や将来的な規模拡大にも柔軟に合わせられます。

　

必要な機能を維持させつつ、経費を見直す絶好の機会となり、限られた予算でコピー機を賢く活用する豆知識としてお役立ていただければ幸いです。