スキャン機能でペーパーレス・電子化の流れに乗る！

　初めまして！まるプリ編集部です。

みなさんの事務所に必ずといっていいほどあるもの！それは沢山の書類ですよね。

沢山の種類の書類に囲まれた事務所はどうしてもスペースをとります。

保管期間を過ぎた書類はシュレッダー破棄するか、PDFデータにしてペーパーレス化を行う企業も増えてきました。

皆さんが普段の業務の中で作成する書類（文書）や、他の部署で作成される書類の中には法律によって保存期間が定められたものがあることをご存じでしょうか？

短いもので1年保管や永久的に保存する書類もあり、100種以上の書類の保存が法律で定められています。

今回、PDFにデータ化して保存した方が良い書類をまとめましたので、是非チェックして複合機のスキャン機能を活用してみましょう。

【永久に保存すべき書類】

• 定款
• 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
• 登記・訴訟関係書類（権利証など）
• 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類
• 知的所有権に関する関係書類（特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など）
• 社規・社則およびこれに類する通達文書

【保存期間１０年間の書類】

• 満期または解約となった契約書
• 製品の製造、加工、出荷、販売の記録 ※民法724の規定では、20年が期限
• 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表

【保存期間５年間の書類】

• 従業員の身元保証書
• 誓約書などの種類
• 一般健康診断個人票

これらはほんの一例です。

PDF化することによって、書庫のスペースを確保することも出来るうえ、欲しい資料を検索することで、見つけやすくなります。

また、データ化すれば、紙のように破れたり、劣化することはありません。

スキャンの操作はお使いの複合機により、若干操作が異なりますが、基本はコピー機に書類を設置して、スキャンボタンを押すだけでパソコンに取り込む事が可能です

ペーパーレス化で作業効率UPするためにも、スキャン機能を是非活用してみてください。