ペーパーレス時代の中の人が、コピー機を選ぶ際の「コツ」

皆さんどうも、まるプリ編集部です。

いやはや、ペーパーレス時代の真っただ中とはいえ、私の事務所ではコピー機を使わない日はありません。皆さんの事務所ではいかがでしょうか？

私の中には本当にペーパーレス時代の中にいるのかと思うほど、通知資料は紙、ダイレクトメールのハガキも紙、年賀状のハガキも紙、パンフレットも紙、少数ではありますがチラシも紙、まだまだありとあらゆるモノに紙が使われているのは事実だと感じています。

話しは変わりますが、楽しい楽しい電気量販店に行くと、家庭用の印刷機械は、毎年新しいモノが発売されていて、「おおお」とうなる様な欲しかった機能等が追加されている喜びを感じる事もできます。

まだまだ、ペーパーレス時代の中にはありながら、紙とは切っても切れない間柄としてお付き合いをしていく、そんな時代なのかもしれません。

そんな時代の真ん中にいる私たちは、当然ながらコピー機と付き合っていく必要があります。コピー機とヒトクチにいっても、ただただコピーだけをするわけではなく、パソコン・スマホ・タブレットから資料の信号をデータでピューッと飛ばして出力（印刷）する事もありますよね。

そんな中、コピー機を選ぶにはどうすれば良いかの、カンタンなコツを紹介していきたいと思います。

印刷（コピー機）をするマシンとしては、複合機・プリンターがありますよね。また、形も様々で自立するタイプ（コンビニエンスストアにある様なタイプ）や卓上するタイプがあり、思っている以上に種類は多いと思います。

また、業務用の複合機、コピー機にフォーカスをあてると、多くのメーカーが商品を取り扱っています。例えば「シャープ」、「富士ゼロックス」、「キャノン」、「リコー」、「京セラ」、「コニカミノルタ」がありますね（卓上タイプだと「ブラザー」、「ヒューレットパッカード」）。

ペーパーレス時代の中で仕事する我々にも、複合機・コピー機は欠かせない事務機器となり、長期間利用するマシンですので、選ぶ際は十分に気を付けましょう。また、購入となる場合は、非常に高額なモノが多いので、失敗しないためのコツも必要になります。

「コツ」その①　本体金額と、カウンター料をチェックする

メーカーによって、本体の「小売希望価格」は大きく違います。

本体の小売希望価格はインターネットやパンフレットを見れば記載されておりますが、もちろんいわゆる定価の金額で購入する人は少ない（いない）と思います。

余談ですが、私は師匠から「値段交渉は大事な仕事」と学びました。

くれぐれも「安かろう悪かろう」（安物買いの銭失い）にならない様に、導入を検討する際は、使用用途等をインターネット等で十分に調べてから、選ぶのがコツです。

メーカーにより、小売希望価格からの割引金額なども異なるので、相場の感覚をバッチリ把握しておきましょう。

また、本体の金額だけではなく、印刷する度に費用が発生するカウンター料金も確認しておきましょう。

「コツ」その②　欲しい機能等をしっかり確認する。

その選ぼうとしている機械は、はたして印刷する用紙サイズがどう対応しているかを必ず確認する必要があります。

近ごろでは、Ａ４、Ａ３に対応している機械が多いので、大きな心配はないと思いますが、必要最低限の確認はする必要があります（フルカラータイプ、モノクノのみタイプなど）。

「封筒に印刷が出来たら便利だな…」、「ハガキ印刷等が出来たら便利だな…」、と将来的にあったら便利な機能も確認しておくと良いかもです。

また、高品質なスキャナー機能を搭載した機械もあるようですので、このペーパーレス時代にあっている機能が使えるかどうかも、確認するが必要だと考えます。

「コツ」その③　本体の設置場所を確保して、適したタイプを選択

先述した通り、自立するタイプや卓上するタイプなど、機械の種類は様々です。

欲しい機能を搭載した機械が、事務所内では場所を取ってしまうという事もありえます。やはり仕事をする場所は、整理整頓されていてスッキリしていると業務がはかどると言われていますので、せっかく導入した複合機が「違和感」をはなつのはさけたいものです。

タイプやカタチを間違いない様にしっかり選んで、ピカピカなオフィス空間にしたいものです。

「コツ」その④　印刷速度（例：A４用紙の片面に1分間で出力される枚数など）

実は印刷速度によって、複合機の大きさ等が同じでも、搭載されている機能や本体価格が違う場合があります。

印刷速度が「１分間に何枚であるか」は、複合機を選ぶ際に重要なポイントとなります。

理由としては、印刷速度が遅いと、多少なりとも業務に支障が発生する可能性があるからです。

「コツ」その⑤　印刷の品質等について

複合機の印刷品質はメーカーによって異なります。天と地ほどの大きな差はないと思いますが、導入する際はしっかり確認をしておきたいところです。

メーカーにより、「価格重視」、「印刷品質を重視」と、ウエイトが異なるので、最終的な判断材料になる様な情報収集が大切です。

「コツ」その⑥　アフターフォローについて

もっとも大事だと考えるのが、「アフターフォロー」です。

なぜなら、「複合機の故障」は利用している年月等により、どうしても使っていくうえで起こってしまうからです。

複合機を導入する際には、「保守サービス」の契約加入が必須です。その保守サービスが、「メーカーメンテナンス」なのか、それとも別の「保守会社からのメンテナンス」なのかを、確認していてください。また、複合機のトラブルが発生した場合、電話でも解決できない場合は訪問対応となるので、保守（メンテナンス）拠点がどこにあるかも確認しておきましょう。

メーカーによっては土・日・祝日対応が無い場合や、当日対応になると別料金となる場合もあるので、必ず販売店に確認しましょう。

様々な選択肢をたどっていき、後はどの方法で導入するかを選択するのみです。「リース」か「レンタル」か「購入」かを決めれば、オフィスに複合機が導入されます。

四国地方・関西地方で「レンタル」を検討中の方がいれば、ぜひ我々の「まるプリ」をご検討ください。お気軽にお問合せください。