その「１枚のプリント」「１回のトラブル」が、あなたの業務を左右する～小規模不動産オフィス編～

　

　～小規模不動産オフィスにオススメの、複合機（コピー機）選びの真実～

　

こんにちは！レンタル（複合機）コピー機を四国（香川・愛媛・徳島・高知）、近畿（奈良・兵庫・大阪・京都）エリアで提供しているまるプリです。業務には印刷機やコピー機がまだまだ手放せませんね！

　

早速ですが本題に入ります。小規模オフィス（程度による）には、レンタル複合機（コピー機）が印刷等にかかる総合的なコスト削減と業務効率向上の面から適した選択です。

　

小規模不動産オフィスにおいて、A4やA3サイズの資料や物件案内の印刷は、見込み客への印象や業務効率に直結します。

　

インクジェットコピー機（自己保有）によるプリントは初期投資の低さや使い勝手の良さから魅力的に映りますが、ランニングコストやメンテナンス面を考えると、特に印刷量が一定以上の場合、大型コピー機（レンタル）でトナーを使用する方法が、最終的な総コスト削減や業務改善につながります。

　

時代は、モノを「所有する」から「利用する」に変わっています。第１章から、レンタル運用の優位点を調べていきます。よろしければ、最後までご覧ください。

　

【第１章】なぜレンタル運用が有利なのか？

ここでは、A4A3がプリントアウトできる複合機（コピー機）でそれぞれのケースを紹介いたします。

　

1. コスト面での違い

A3サイズのプリントの場合、印刷機種ごとに1枚あたりのコストは大きく異なります。ここでは、以下の3パターンに分けて考えてみましょう。

　

【パターンA：低印刷量の場合】

例：月間100枚以下の印刷利用

インクジェットコピー機：インクの消費量やメンテナンス頻度から、1枚あたり概ね30～40円程度（カラーの場合）のコストが発生する可能性があります。加えて、自己メンテナンスでの不具合時対応や部品交換費用も自己負担となり、突発的な費用リスクがあるのが難点です。

大型複合機（コピー機）：レンタルの場合、一般的にトナー使用でカラーは1枚あたり約10円、モノクロの場合は1円前後というコスト設定がされていることが多くあります。また提供会社によっては月額料金にある程度の枚数（例：1,000～3,000枚／月）まで内包されているプランや、１本で約10,000枚印刷できるトナーを買取して使えるプランがあり、低印刷量でも固定費に対して印刷コストは明確で安定しています。

　

【パターンB：中程度の印刷量の場合】

例：月間100～500枚程度の印刷利用

インクジェットコピー機：印刷枚数が増えると、インクの補充頻度が高まり、故障時の修理や部品交換が増加してしまいます。結果、1枚あたりの実質コストが35～45円に上昇する可能性があります。また、使用頻度の高さが故障リスクを高め、業務停止などの影響も懸念されます。

大型複合機（コピー機）：中程度の利用なら、上記に記した通り1枚あたりの単価はそのまま維持され、月々のレンタル料と合わせてもコストメリットが明確。さらに、レンタル会社による無料訪問メンテナンスサービスが付帯（拠点からの距離により変化する場合アリ）するため、機器トラブルが発生しても場合により即日、または翌営業日での対応も可能です（お忙しい場合は訪問日時程調整可能）。

　

【パターンC：大量印刷の場合】

例：月間500～999枚以上の印刷利用

インクジェットコピー機：大量印刷になるほど、インク代や部品の摩耗、メンテナンス費用が加算され、1枚当たりのコストは45～50円程度に跳ね上がるリスクがあります。加えて、自己管理のための人的リソースも必要（インクを購入作業等）となり、実質的な業務負担が大きくなる場合が考えられます（インクが純正品でない運営ですと故障リスクも上がる）。しかしながらネットでポチれる時代なのでそこまでではないかもしれませんが･･･。

　

大型コピー機（レンタル）：大量利用時でも、トナーを使った印刷は単価が固定されているため、カラー1枚10円、モノクロ1枚1円という低コストを維持しやすい仕組みになっており、総印刷コストを大幅に抑えられます。　

　

2. 業務への影響とメンテナンス体制

小規模オフィスでPCが2～3台程度の環境では、印刷機を自社で保有して自己メンテナンスを行う場合、以下のような問題が発生しがちです。

　

技術的なサポート不足

自己メンテナンスの場合、機器のトラブル時に専門知識が必要となり、オフィス内に専任の担当者がいない場合、修理や部品交換にかかる手間が膨大となります。機器の不具合が発生すると、業務が一時的に停止し、顧客対応や印刷業務に大きな支障が生じることも懸念されます。

　

時間とコストのロス

故障時の対応に追われる時間は、本来の業務――顧客対応や物件案内、契約手続き――から逸れてしまい、業務効率の低下を招きます。また、インクの在庫管理や部品の調達、修理業者への連絡など、オペレーション全体に対するコストと時間のロスは、事業運営における無形のコストとなります。

　

一方、レンタルコピー機は、無料訪問による定期メンテナンスサービスを提供していることが多く、機器トラブルに対しても迅速かつ専門的な対応が期待できます。これにより、故障による業務停止リスクが低減し、安定した印刷環境を維持することが可能です。

　

次の章では、複合機（コピー機）の具体的な運用事例で検証していきます。

　

【第２章】具体的な事例で検証

たとえば、実際に香川県で運営される小規模な不動産オフィスA社（スタッフ：2名、PC：3台）の場合を考えてみます。

　

A社の印刷状況

月間印刷枚数：300枚（うちカラー印刷50枚、モノクロ250枚）

　

現在は、インクジェットコピー機（A3対応）を自己購入し、電機量販店でのサポートを受けながら運用。印刷1枚あたりのコストは、カラーでおおむね40円、モノクロで30円と試算（故障対応やインク切れのリスク、自己メンテナンスの手間を含む）。

　

コスト計算（仮）

カラー：50枚 × 40円 ＝ 2,000円

モノクロ：250枚 × 30円 ＝ 7,500円

→ 合計：約9,500円／月

　

しかし、A社は印刷トラブルが発生すると、担当者が修理対応や部品手配で長くて半日を費やすこともあり、さらに突発的な部品交換費用としておよそ月1万円もかかるケースがありました。

　

レンタル複合機（コピー機）の場合

カラー印刷：1枚あたり10円 → 50枚で500円

モノクロ印刷：1枚あたり1円 → 250枚で250円

→ 印刷単価合計：750円／月

固定のレンタル料として、月額1万円前後（メンテナンス費用込み）

　

→ 総計：1万円＋750円＝10,750円／月（ただし、上記の自己メンテナンスの突発費用や業務停止リスクを含めると実質メリットは明確）

　

提供会社によって変化はありますが、複合機（コピー機）をレンタル運用している場合は、万が一のトラブルがあっても無料訪問で対応されるため、印刷停止による業務の混乱リスクがほぼゼロとなります。A社のように業務の中心が「顧客対応」や「物件案内」である場合、迅速かつ安定した印刷環境は、顧客満足度の向上にも直結するのです。

まとめると、低印刷量なら初期投資が低い自己所有のインクジェットプリンターも魅力的ですが、運用コストや故障リスクが無視できません。中・大量印刷の場合、インクジェット方式の1枚単価は上昇し、加えて自己メンテナンスの手間も増大します。

　

その場合、一方のレンタル複合機（コピー機）であれば、一定の月額費用で低単価の印刷が可能で、さらにメンテナンスサービスが標準装備されるため、業務に専念できる環境が整います。

　

以上を踏まえて、最後の章である第３章で最終的なまとめを発表いたします。

　

【第３章】結論の再確認、小規模不動産オフィスにはレンタルコピー機が最適

　

小規模な不動産オフィスは、日常的に多数の資料や物件案内をA4やA3サイズで印刷する必要があります。

　

自己所有のインクジェットコピー機は、初期投資の安さやコンパクトさが魅力ですが、印刷量の増加に伴い、1枚あたりのコストや故障対応にかかる時間・労力が増大するリスクがあります。特に、業務の中心が顧客対応である現場では、「印刷が止まる」ことは、契約機会の逸失や信頼性の低下につながりかねません。

　

一方、レンタル複合機（コピー機）は、トナーを使用した低単価な印刷が可能である上、定期的なメンテナンスや無料訪問サービスで、トラブルにもすかさず対応してくれます。結果として、印刷コストの安定化だけでなく、機器トラブルによる業務停止リスクも大幅に軽減されるのです。

　

つまり、運用コスト・業務効率・安心感という観点で考えると、最終的にはレンタルコピー機を選択することが、小規模不動産会社にとってベストな投資であり、業務全体のパフォーマンス向上につながります。

　

今、印刷環境を見直す時です！

　

最後までお読みいただきありがとうございました。先述した通りインクジェットコピー機での自己運用は、初期コストの低さから導入しやすい一面があります。

　

しかし、印刷の実務運用においては、突発的な故障対応、部品交換、管理の手間といった隠れたコストやリスクが常に付きまといます。特に不動産会社のように、顧客対応や物件案内が重要な現場では、これらのトラブルが大きな影響を及ぼす可能性があります。

　

そこで、レンタル複合機（コピー機）の活用は、業務の安定性とコスト管理の両面で大きなメリットをもたらす事でしょう。

　

・印刷単価が低い（カラー10円／枚、モノクロ1円／枚）

・レンタル料にメンテナンス費用が含まれるため、突発的な修理コストが発生しない

・専門のサポートが迅速に対応してくれるため、業務停止のリスクが低減

　

実際の事例からも、レンタル複合機（コピー機）の導入により業務効率が向上し、顧客対応の品質が上がったとする声が多数上がっています。

　

例えば、実際にレンタル複合機（コピー機）を導入されている小規模不動産オフィスでは、レンタル導入後、印刷トラブルによる業務停止がほぼなくなり、印刷コストも従来の半分以下に抑えられたという結果が報告されています。今こそ、印刷環境を見直し、あなたのオフィスの業務効率を飛躍的に向上させるチャンスです。

　

コストパフォーマンスと業務効率の両面から、レンタルコピー機の導入は、小規模な不動産会社にとって、最も合理的かつ安心できる選択と言えるでしょう。

　

【あとがき】

　

やはり、インクジェットコピー機は初期投資が低く魅力的な反面、印刷枚数の増加に伴うコスト上昇やメンテナンスのリスクがあり、特に小規模オフィスでは業務に大きな影響が出てしまう事がわかりました。

　

・具体例では、 パターンA～Cのコスト比較や、東京都内の小規模不動産会社A社の事例から、レンタルコピー機は低単価印刷と無料訪問メンテナンスにより、印刷コストの安定化と業務効率の向上を実現している。

・最後の結論では、 貴社が印刷環境の見直しを検討されるなら、安定稼働とコスト削減を兼ね備えたレンタルコピー機の導入が、最適な戦略です。

　

この提案が、貴社の印刷業務の効率化と、顧客対応の強化につながる一助となれば幸いです。新たな印刷環境を構築することで、より多くの契約を獲得し、顧客の信頼を勝ち取る―その第一歩として、ぜひ一度レンタル複合機（コピー機）の導入をご検討ください。わからない事はしっかりお答えいたします。

　

以上のように、印刷にかかる実質コストと業務の安定運営の両面から、レンタルコピー機が最終的に最良の選択であると考えます。今後の印刷業務におけるリスクとコストを最小限に抑え、より安心で効率的な運営を実現するために、ぜひレンタルコピー機の活用をご検討いただければと存じます。