次もリース契約を更新しますか？リプレイス時のタイミングこそコピー機を「レンタル運用」へ変更のチャンス！

　

　

どうも！近畿エリア（大阪・兵庫・京都・奈良）と四国エリア（愛媛・香川・徳島・高知）にて、サスティナブルな時代にピッタリな「業務用コピー機（複合機）」をリフレッシュ＆リユースして、レンタルプリンターとして提供している【まるプリ】です。

　

ペーパーレス時代ではありますが、なんだかんだで毎日のお仕事を円滑に業務するには、やっぱり複合機（コピー機・プリンター）が必要ですよね。

　

というわけで、このコラムではリプレイス時（コピー機・複合機の入れ替え）のタイミングで、次のコピー機（複合機）もリース契約をしようか悩んでいる方々へお送りいたします。もしかすると、レンタル運用に切り替えた方がいくつかのメリットがあるかもしれませんので、ぜひ参考にしてください。

　

また、コピー機（複合機）のレンタル運用を知らなかった・ちょっと興味があるという方にも必見です。

　

運用方法の見直し

　

オフィスで利用している複合機（コピー機）のリプレイス（入れ替え）や、移設（引っ越し・レイアウト変更）、あるいは置き型A3インクジェットからの買い替え等、この節目は従来のリースからレンタル運用へ切り替える最適のタイミングです。

　

理由はシンプルで、(1)コピー機等ののりかえに伴う費用と手戻りのリスクを最小化でき、(2)今後の不確実性（印刷量の変動・人員増減・IT環境の更新）に対する柔軟性を最大化でき、(3)総保有コスト（TCO）を“固定費×リスクで再評価”できるからだといっても過言ではありません。

　

結論として、「固定化した資産」ではなく「使い勝手の良いサービス」としてコピー機（複合機）の運用を見直すことが、これからの3～5年に最も合理的だからが最大の特徴です。

　

なぜコピー機（複合機）のレンタルが合理的なのか？

　

以下、とてもカンタンにまとめてみました。　

　

理由①：のりかえコストを“節目”にしやすい　

　

違約清算金・搬送費・初期設定費など、契約をした際は何らかの費用が必ず発生します。コピー機（複合機）のリプレイスや移設は、そもそも設置や設定の作業が伴うため、その必然経費にのりかえコストを重ねて吸収しやすいのではないでしょうか。結果的に、「追加でかかる感」を抑え、社内稟議を通しやすくなると考えます。

　

理由②：“変動”の新時代に長期固定はリスク

　

テレワークやクラウドワークフローの普及で、印刷枚数は変動しがちです。長期リース＋従量保守（例えるならいるかもしれないと契約した健康保険のようなもの）は、使わなくても固定費が発生し、逆に一般的なリース契約の場合だと繁忙期にはカウンタ料金が膨らむことも考えられますよね。

　

コピー機（複合機）のレンタル運用ならば、枚数によりほぼ定額＋万が一のトラブル時は電話でのサポートなら無料で対応してもらえいます。繁忙・閑散の波が押し寄せようとも、水に浮かぶ木の葉の様にフワフワと合わせやすいのが強みです。

　

理由③：費用・与信の軽さが決定を速くする

　

コピー機（複合機）をレンタル運用にすれば、初期費用がほぼゼロになる事ができます。最初は必要な設置・設定費のみの御支払でオッケーが基本です。新拠点の工事費や什器購入が重なる移転時でも、キャッシュアウトを具体的に可視化できます。

　

さらに、レンタルは与信審査がほぼゼロなケースが多く、設立直後や黒字化前でも導入しやすい点が非常に喜ばれています。意思決定のスピードは、お客様の機会損失の削減に直結します。

　

　

理由④：メンテナンスを“ワンパック”化できる

意外と知られていませんが、リース契約の場合は「月額のリース料金」＋「保守契約」の二層構造ですので、部品・技術料・出張費の別見積が発生しやすく、総額の見通しがブレてしまいます。一方のレンタル運用であれば、トナー／ドラム等（必要なパーツ）／技術料／出張費までコミコミが一般的で、見通しは低くありません。コスト面での余計な負荷が下がります。

　

理由⑤：新たな設置・移設等のスピード

レンタルは撤去・返却まで事業者側の標準対応が多く、ビル養生や時間帯規制への手配も一本化できます。固定資産管理や除却の会計処理の手間も減り、運用＝「使って返す」が徹底できる。多拠点や短サイクルの拠点開閉を行う企業にほど相性が良い。

　

次の章からは、実際にコピー機（複合機）のレンタル運用をしている企業情報を紹介いたします。ぜひご自身の状況や環境と当てはめて比べてみてください。

　

コピー機（複合機）のレンタル運用 導入事例

　

実際にコピー機（複合機）のレンタル運用をしている、いくつかの企業情報です。参考としてご確認ください。

　

ケース（１）：約15名の設計事務所（コピー機本体移転・レイアウト刷新）

　

　・これまで：大型A3カラー35枚/分（フィニッシャー装着）、5年リース、残12ヶ月

　

　・課　　題：レイアウト変更でコピー機の本体が動線を塞ぐ。印刷は減少傾向。

　

　・対　　応：コピー機をレンタルへ切替＋移設費込みで導入。

　

　・効　　果：残12ヶ月相当分を違約清算金を移転費に同梱、月額は前契約比で約12％減。レンタル運用へ変更した半年後、印刷量が減少してレンタル費用の月額プランの枚数分で落ち着く。

　

ケース（２）：約5拠点のサービス・小売店舗（多店舗展開）

　

　・これまで：拠点ごとにプリンターの型式や導入先がバラバラ、保守・メンテナンス依頼先等のやりとりが煩雑。

　

　・課　　題：拠点ごとにかかる経費が異なり、統一させる方が店舗異動したスタッフにもESが上がる。また新店オープン等を控えており新たなの段取り等を一括させたい。

　

　・対　　応：特に最新機種でなくてもよいため、コピー機（複合機）の全店舗レンタル運用で一括管理。

　

　・効　　果：導入への時間短縮、予算計上の平準化、現場の問い合わせも一本化。

　

ケース（３）：個人事業として運営している学習塾（繁忙の波が大きい）

　

　・これまで：A3タイプの置き型の小さな複合機で運用

　

　・課　　題：繁忙期による大量印刷時期はインク購入（発注作業）・交換の手間等タイパが悪い。インク交換時に手に着くヨゴレや、印刷カスレ等に対応したメンテナンスが面倒くさい

　

　・対　　応：定額＋従量のハイブリッド型レンタルを選択。

　

　・効　　果：メンテナンスフリーでストレスが無くなり、かつ繁忙期だけの従量トナー購入でまかなえた。

　

　

あらゆる節目に”運用を見直す”のが賢い

　

ここまでの理由と導入事例の通り、節目＝入替・移設・買い替え時は、契約と設備の見直しが一体で通る絶好のチャンスです。レンタルに切り替えることで、のりかえコストを吸収しつつ、将来の不確実性に強い運用へ移行できます。印刷という“行為”の価値が変化するいま、「所有」から「運用」への転換が合理的な答えではないでしょうか。

　

その一方で、コピー機（複合機）をレンタル運用する事で生じてしまうかもしれないデメリットは何なのかを、以下でまとめたので次の章を参考にしてください。

　

レンタル運用で想定されるデメリットについて

　

　・長く同じ機械を使うならリース契約の方が安くなるのでは？？

　
レンタル運用の月額費用と、リース契約の月額費用を比べた場合、長期間で同じコピー機を使い続ける場合は、リース契約の方が安くなる場合があります。その条件は、（１）ずっと印刷量が一定枚数で安定している、（２）印刷枚数が少なく、モノクロ印刷が85％以上であれば有利な事があります。そうでない場合はレンタル運用で十分です。　

　

カラー印刷も30％以上ある、オフィスのレイアウト変更がスタッフの増減でよくある、クラウド連携など働き方の変化など形態の変換が必要になるなら、レンタル運用の柔軟性が総額で逆転する可能性は高いでしょう。

　

　・レンタル運用の場合は、コピー機がグレードの低いモノしかないのでは？？
　

確かにその通りで、毎分80枚超などのとてつもないハイグレード機はレンタルできません。しかし、それでもオフィス実務の約90％は低速～準中速機で足りるが現実です。必要なときだけスポット増強（外注）ができる設計にすれば、恒常的な過剰スペックを抱えずに済みます。

　

　・カスタマイズ強度が低く、高いセキュリティ設定ができないのでは？　
　

カスタマイズ強度が高い場合は、やはりリース契約の方がオフィス環境を最適化しやすいのは事実です。さらに高いセキュリティ環境でコピー機（複合機）を使用するたびに認証をしなければいけない環境をつくりたい場合は適していないと言わざるを得ません。ただし、認証・ログ・スキャン先など“標準ベストプラクティス”へ寄せることで、レンタルでも必要十分に運用できるケースが増えています。

　

そのオフィスや利用環境に合わせて、リース契約で最新のハイグレードなコピー機（複合機）を選ぶか、レンタル運用によるコスト・タイムパフォーマンスの良い利用方法を選ぶか、決めていただければ幸いです。

　

失敗しない進め方8選について

　

（１） 現状棚卸：直近6か月の印刷枚数／カウンタ料金／障害回数を集計

　

（２） 目的設定：移転・レイアウト変更・IT更新の具体時期と制約を明文化

　

（３） 条件統一：レンタル／リース双方に同一条件で見積依頼（速度、給紙段、認証、連携、設置条件）

　

（４） TCO比較：初期費＋月額＋従量＋移設・撤去＋違約清算＋内部工数まで総額で並べる

　

（５）契約条項チェック：フリースワップの有無／上限枚数／超過単価／撤去費を赤入れ

　

（６）パイロット導入：最も変動の大きい部署で3か月試行→結果を他部署へ横展開

　

（７） 運用設計：問い合わせ窓口の一本化、補充・障害のSLA、月次レポートのフォーマット決定

　

（８）半年レビュー：印刷量・障害・レスポンス・満足度をレビュー→必要なら機種スワップやプラン変更

　

ぜひ参考にしてみてくださいね！

　

　

レンタル向き”を見極める5項

　

　□ 3年以内に移転・レイアウト変更の予定あり

　□ 印刷枚数の変動幅が±30％以上

　□ クラウド連携や認証などIT要件が更新中

　□ 固定資産の管理工数を削減したい

　□ 創業～成長期で初期費ゼロ／審査軽めが嬉しい

　

上記が3つ以上当てはまれば、コピー機（複合機）のレンタル運用を優先で比較する価値が大きいでしょう。

　

まとめ｜もう一度端的に

　

　・節目（リプレイス・移設・買い替え）は、“契約”と“設備”を同時に見直せる唯一の瞬間。

　・レンタル運用へ切り替えれば、のりかえコストの吸収と**将来変化への強さ（柔軟性）**を両取りできる。

　・ただし、5年以上×大量×要件安定ならリース優位もあり得る。

　・だからこそ、かかるTCO（総額）×シナリオ（変動）で比較。

　

ぜひ、「所有」ではなく「運用」という視点で意思決定をオススメいたします。近畿エリア（大阪・兵庫・京都・奈良）と四国エリア（愛媛・香川・徳島・高知）にてコピー機（複合機）の方はお気軽にお問い合わせください。

　

リプレイスや新規設置をご検討中の今こそ、コピー機（複合機）を「資産」ではなく「サービス」として選び直す好機です。レンタルは、身軽さ・予見性・のりかえの容易さで、これからの3～5年の不確実性に最も強い選択肢になりますよ。