シェアオフィス 等での複合機（コピー機）とは？

公開日：　2022年8月9日

　

　

どうも！布団の中で のんベンダらりと過ごそうとしていたが、母親に𠮟られてマンガの様に飛び起き、早朝に開催されている地域の集団体操をした経験のある、「まるプリ編集部」です。

　

以下は、とあるカフェスペースでの会話を耳に入れていた時の回想シーンです。

　

　

　

その会話を聞いていた編集部員は、一つの疑問が沸き起こった。。。コインベンダーってなんだっけ？？

　

　

今回は、シェアオフィスにおける複合機（コピー機）での、コインベンダーなどについてふれていきます。最後までご覧いただけると嬉しいです。

　

コインベンダーとは

　

（１）コインベンダーとは

　

　　「利用者自身が利用料金を支払う『課金装置付』複合機・コピー機のこと」

　　自由に料金設定ができるのが、大きな特徴です。

　

かなり以前から、コンビニや大学生協などで活躍しています。

　　（注１）このレポートでは、以下のように用語の使い分けをしています。

　　　　・「課金装置付」複合機等システム全体　⇒　コインベンダー

　　　　・複合機脇の入金機　⇒　コインベンダー課金機

　　　　・コインベンダーを扱う会社　⇒　コインベンダー会社

　

（２）なぜ、コインベンダーが必要？

　　①　多くの人が利用する

施設（シェアオフィスやコンビニなど）では、コピー機を誰でも使える状態にしておくわけにはいきません（無断で使用されてしまいます）。

　

　　　【余談】昔、コンビニのコピー機を使うときには、レジの人に「コピー、使います～」と申告して、ロック解除してもらい、使用後レジに行って「使用カウンター」を見ながら代金を支払ったものです。

　

　　②　かといって【余談】のような方法では、レジ係が煩雑になります。

　

　　③　なので使いたい人が、自分でお金を入れればいつでも使える、という方式（コインベンダー）が普及してきたのです。

　

コインベンダーを必要とする施設

　

利用者が、「コピーやプリントアウト機能があったらいいな」と思う施設です。

　

（１）これまで多かったのは

　　「図書館、学生寮、市民センター、コンビニ、ホテル」などでした。

　

（２）最近多いのは

在宅ワーク等の増加も影響して、

　　「レンタルスペース、シェアオフィス、コワーキングスペース」などでの設置が増加しています。

　（注2）ホテルでは、従業員の利用と、宿泊客の利用を分けて管理したい需要があるようです。また最近は、客室PCからのプリントアウトに課金することも可能です。

　（注3）コンビニのシステムは、特別に開発し全国一律に設置しているので、他のコインベンダーとは異なる場合があります。

　

（３）その他

　　　高校近くのたこ焼き店、などというケースもあるみたいです。

　　　（高校生のたまり場となっていて、「ここでコピーができたら良いのに」という声に押されて導入。コピー単価は安く設定しても、高校生たちがたこ焼きを食べてくれるから、トータルでオッケー、という事情のようです）

　

コインベンダーの導入方法

　

　　コインベンダーを導入したい場合は、以下の手順で行います。

　

（１）コインベンダー会社を探す

・ネットで探す

・使用している複合機のメーカーに連絡し、コインベンダー会社を紹介してもらう

　（多くの場合、系列のコインベンダー会社があるようです）

　

（２）コインベンダー会社に伝える情報

　　①　現有複合機の機種

すべての複合機が、コインベンダーに、つなげられる訳ではありません。つなげられない機種があるため、最初に確認が必要です（最近の機種は、ほとんどつながるようです）。

　

　　②　使用したい通貨（コイン、紙幣、ICカード、電子マネー等）

　　　　これからは、電子マネーの利用を、積極的に検討すべきでしょう。現金を扱わないことにすれば、現金の回収業務（および違算）・釣銭不足から解放されます。

　　　　また「ICカードオプション」を搭載し、利用者にICカードを配布すれば、だれが何枚利用したかが分かり、管理者の手間が省けます。

　

　　③　コインベンダー課金機の接続方法

可能であれば、有線よりも無線接続が良いでしょう。レイアウト変更の際、楽にできます。

　

　　④　課金して使用できる機能

コピー、プリンター、スキャナ、FAXのうち、どの機能を使うのか決定します。

　

　　⑤　保守体制の希望

　　　　保守体制は重要です。不特定多数の人が利用するため、トラブルは「起こりやすい」と言っていいでしょう。その都度管理者が全面的に対応するのは、事実上不可能ですから、「迅速な対応を売りにしている業者」（あるいは、遠隔サポートを行っている業者）を選定すべきです。

　

　　⑥　コインベンダー課金機設置スペースの広さ

　

　　⑦　セキュリティ機能の確認

　

前使用者データ削除機能、原稿取り忘れ警告などの機能を確認します。

　（３）見積書の徴求～決定～導入

　　　　コインベンダー会社の候補が決まったら、各社から見積もりを取り、業者選定を行い、契約します。

　　　　そののち、導入作業～利用開始、となります。

　

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コインベンダー利用のメリット・デメリット

　

（１）メリット

　　①　管理者の煩雑な作業がなくなる

　

　　　　【余談】でも述べましたが、もし管理者が手作業で行うとなると、コピー機・複合機のカウンターを管理し、代金を受領し（場合によってはお釣りを返し）、領収書を発行し…と、さまざまな煩雑作業が生じます。これらの作業を、コインベンダーがやってくれます。

　

　　②　経費節減につながる場合も

　　　　あくまでもプラスアルファとしてのメリットですが、リース契約で導入した場合、コインで使われる件数が多いと、その代金でリース料を賄える場合があります。

　

　　③　利用者の事前登録不要

　　　　当然のことですが、お金を投入すれば、だれでも利用できます（ICカードを発行する場合は、事前登録作業が発生してしまう場合があります）。

　

（２）デメリット

　　①　コインベンダー課金機（および付随するシステム設定代金）が、結構高い

　　　　なので、利用率が低い施設などでは、初期コスト回収に長い年月が必要になる場合があります。導入検討の際は、まずは利用件数想定が必要です。

　

　　②　両替業務発生の可能性

　　　　基本的に「現金払い」なので、管理者に両替の依頼が発生する場合があります。

　

　　③　釣銭不足

　　　　コインベンダー課金機が釣銭不足になると、機械が止まります。釣銭の準備、装填作業が必要です。

　

　　④　常駐スタッフが必要

　　　　上記トラブルにいつでも対応可能な状態を保つため、常駐スタッフが必要になります。

　

おわりに～時代の変化

　

政府が推奨しても、なかなか浸透しなかったテレワークですが、新型コロナウイルスの劇的な蔓延により、在宅で仕事をするといういわゆる「新しい職場のカタチ」は定着しつつあります。

　

自宅や駅近くのコワーキングスペースを利用する方も増加しており、カラオケからそういったレンタルオフィスに業種変更する企業もあるくらいです。

　

したがって、コワーキングスペース等でコインベンダーの複合機（コピー機）を利用したいという要望は増加していますし、今後もその要望は増えこそすれ、減っていくことはないと考えます。

　

上記のような時代変化により、設置場所によっては、「コインベンダーを使うとすごく便利」という状況から、「コインベンダーがないと不便だから（施設を）利用しない」という状況に変わっていくものと思われます。

　

時代の変化を敏感に感じ取り、顧客に最適なサービスを提供できるよう、アンテナを高くしていきましょう。

　

　

ちょっとオマケ

　

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